„KI verändert erst dann etwas, wenn sie ganze Prozessketten übernimmt.“

• Künstliche Intelligenz ist in der Personaldienstleistung längst mehr als ein Zukunftsthema. Doch zwischen den Möglichkeiten und ihrem Einsatz im Alltag klafft häufig noch eine Lücke.
• Viele Personaldisponent*innen wünschen sich mehr Zeit für Kund*innen und Bewerbende. Warum genau das oft an den täglichen Routinen scheitert, wird jedoch selten thematisiert.
• Beim Tag der Personaldienstleister zeigt zvoove in der KI-Lounge, welche Entwicklungen bereits heute in der Praxis angekommen sind und welche Veränderungen die Branche in den kommenden Jahren prägen werden.
• Im Interview erklärt Corinna Hammerstingl, VP Product bei zvoove, warum der Einstieg in KI häufig einfacher ist, als viele vermuten.

arbeitsblog: Hallo Corinna, in unserem Interview mit GVP-Präsident Christian Baumann ist KI als einer der wichtigsten Hebel für die Zukunftsfähigkeit der Branche gefallen. Gleichzeitig erleben viele Unternehmen KI noch als abstraktes Zukunftsthema. Wo siehst du aktuell die größten Potenziale für Personaldienstleister im operativen Alltag?

Corinna Hammerstingl: Das Wort „abstrakt“ trifft es gut. Ich glaube, es liegt daran, dass viele KI noch als etwas Separates denken. Sie denken an Tools, die man öffnet, etwas eingibt und dann wieder schließt. Das ist aber nicht der Punkt, an dem KI wirklich etwas verändert. Diesen Punkt trifft man erst, wenn die KI ganze Prozessketten übernimmt.

Die größten Potenziale liegen genau dort, wo Personaldienstleister täglich die meiste Zeit verlieren: in der Kommunikation mit Bewerber*innen, in der Dokumentenprüfung, im Recruiting-Funnel, in der Disposition. Alles Dinge, die heute noch erschreckend viel manuelle Arbeit binden. Laut dem aktuellen Industry Pulse von zvoove und GVP sagen 54 Prozent derjenigen, die KI bereits einsetzen, dass sie damit manuelle Routinetätigkeiten reduzieren konnten. 41 Prozent berichten von schnelleren Bearbeitungszeiten. Das ist schon eine messbare Entlastung im Tagesgeschäft, allerdings sind wir hier noch lange nicht am Ende der Fahnenstange. Wenn nämlich Daten immer noch hin- und herkopiert, manuell aktualisiert oder zwischen Systemen ausgetauscht werden müssen, dann ist die Erleichterung durch KI noch lange nicht da, wo sie sein könnte.

Für mich wäre das folgende Szenario ein echter Gewinn: Wenn eine Disponentin morgens drei Krankmeldungen bekommt und gleichzeitig einen Kunden am Telefon hat, sollte das System ihr sofort zeigen, wer als Ersatz infrage kommt, und die Personen direkt anfragen, ohne dass sie erst fünf Masken öffnen und selbst recherchieren muss. Genau das ist heute schon möglich. Und genau dort fängt KI an, sich wirklich zu lohnen.

arbeitsblog: Unter dem Motto „KI-Transformation in der Personaldienstleistung – was heute schon möglich ist und morgen Standard wird" gestaltet zvoove die KI-Lounge beim Tag der Personaldienstleister. Welche Entwicklungen erleben wir bereits heute in der Praxis und was wird deiner Einschätzung nach in wenigen Jahren zur Selbstverständlichkeit gehören?

Corinna Hammerstingl: Was heute schon funktioniert, ist mehr, als die meisten denken: KI-gestützte Stellenanzeigen auf Knopfdruck, automatische Terminierung, Strukturierung und Transkription von Bewerbungsgesprächen. Recruiting-Agenten, die über WhatsApp kommunizieren und Fragen auch außerhalb der Bürozeiten beantworten. Automatisierte Berichte zu Margen und Umsätzen auf Niederlassungsebenen oder das Erfassen von Stundenzetteln. Das und vieles mehr ist bereits heute einsatzbereite Technologie und zwar über unterschiedliche Systeme hinweg.

Dass Systeme proaktiv arbeiten, statt zu warten, bis jemand die richtige Frage stellt, sehe ich in der nahen Zukunft als Standard. Das klingt erst einmal abstrakt, deswegen will ich es mit ein paar Beispielen konkretisieren: Das System sieht, dass ein Arbeitsvertrag in 14 Tagen ausläuft, und meldet das, bevor jemand nachschauen muss. Es erkennt, wo eine Marge kritisch wird, und macht einen Vorschlag, bevor es zum Problem wird. Man formuliert einfach, was man erreichen will, und bekommt direkt das Ergebnis. Das Navigieren durch Masken und die Suche danach, wo welche Information hinterlegt ist, gehören dann der Vergangenheit an. Im Übrigen nicht nur in der Personaldienstleistung, sondern überall da, wo man mit Software arbeitet. Wir sind gerade in einem echten Paradigmenwechsel und werden vom „Daten-Eintipper“ zum Nutznießer der aufbereiteten Information.

Das klingt vielleicht noch futuristisch, aber wer heute schon mit zvoove Produkten arbeitet, erlebt Teile davon bereits im Alltag. In der KI-Lounge zeigen wir genau das: Was schon jetzt geht und wo wir zukünftig stehen wollen.

arbeitsblog: Viele Personaldienstleister stehen derzeit unter wirtschaftlichem Druck und müssen effizienter werden, ohne dabei die persönliche Betreuung von Kund*innen und Bewerbenden zu vernachlässigen. Kann KI dabei tatsächlich entlasten? Und wenn ja, wo sollte ein Unternehmen sinnvollerweise anfangen?

Corinna Hammerstingl: Ja, KI kann entlasten, aber eben nicht, wenn sie als Zusatz zum System gedacht wird. Der Industry Pulse 2026 zeigt ein Bild, das viele aus ihrer eigenen Praxis kennen dürften: 52 Prozent der Unternehmen stufen Automatisierung als geschäftskritisch ein. Gleichzeitig haben aber nur neun Prozent eine vollständig dokumentierte Strategie. Das ist die eigentliche Herausforderung: nicht der fehlende Wille, sondern der fehlende Einstiegspunkt.

Mein Rat: Fangt nicht mit der größten Baustelle an, sondern mit der, die täglich nervt. Stundenzettel, die manuell erfasst werden. Dokumente, die händisch geprüft werden. Stellenanzeigen, die jedes Mal neu formuliert werden. Das sind Routinearbeiten, die KI heute schon zuverlässig übernehmen kann und sofort Luft schafft.

Und genau diese Luft ist entscheidend. Denn der Wunsch, persönlicher zu sein, mehr Zeit für Kund*innen und Mitarbeitende zu haben, scheitert selten am guten Willen. Er scheitert daran, dass der Tag schon voll ist, bevor das erste echte Gespräch überhaupt stattfindet. KI löst das, indem sie die operative Last Schritt für Schritt abnimmt. Und ein System, das Prozesse so vollständig wie möglich automatisiert – mit eingebetteter KI, smarter Software und Outsourcing von kritischen Bereichen wie Lohn oder Vertrieb – unterstützt seine Nutzer*innen, nicht umgekehrt.