Worauf muss bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses geachtet werden?

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Arbeitszeugnis Comic
  • Verlässt ein Arbeitnehmer das Unternehmen, hat er das uneingeschränkte Recht, ein Arbeitszeugnis zu verlangen
  • Dieses Arbeitszeugnis kann dem nächsten potenziellen Arbeitgeber vorgelegt werden, um im Bewerbungsverfahren zu überzeugen. Das Zeugnis hat also eine klare Werbefunktion
  • Damit diese Werbefunktion auch gegeben ist, gibt der Gesetzgeber vor, dass das Zeugnis mit verständigem Wohlwollen erstellt werden muss, also ausschließlich positive Formulierungen enthalten darf. Dennoch muss das Zeugnis der Wahrheit entsprechen – und das sorgt oft für Probleme bei der Zeugniserstellung

Warum ein Arbeitnehmer ein Unternehmen verlässt, kann ganz unterschiedliche Gründe haben. Unabhängig davon, ob die Kündigung vom Arbeitnehmer oder vom Arbeitgeber ausgeht, erstellt der Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis, dass der Arbeitnehmer seiner Bewerbungsmappe hinzufügen kann. Ein potenzieller neuer Arbeitgeber kann sich anhand dieses Zeugnisses ein Bild über die sozialen Kompetenzen, die Arbeitseinstellung und die Fähigkeiten des Bewerbers machen. Enthält das Zeugnis überwiegend positive Formulierungen, profitiert dann natürlich auch der Arbeitnehmer, der so bessere Chancen auf eine Anstellung hat. Allerdings gibt es hier einiges zu beachten. Vor allem die gesetzlichen Grundlagen, die für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses gelten, machen es dem Arbeitgeber schwer, ein ehrliches Feedback abzugeben.

Arbeitszeugnis: Nutzen für den Personaler
Das Arbeitszeugnis enthält alle Informationen zur geleisteten Arbeit des Arbeitnehmers innerhalb eines Unternehmens. Nicht nur seine beruflichen Fähigkeiten, sondern auch seine sozialen Kompetenzen und seine Arbeitseinstellung werden hier beleuchtet.

Bewirbt sich ein Arbeitnehmer in einem neuen Unternehmen und legt das Arbeitszeugnis seines letzten Arbeitgebers – oder gleich mehrere Zeugnisse der letzten Arbeitgeber – bei, kann sich der Personaler ein weitaus genaueres Bild über den Bewerber machen, als es anhand des Lebenslaufs und des Bewerbungsschreibens möglich wäre. Gleichzeitig dient das Arbeitszeugnis als praktischer Nachweis für den im Lebenslauf beschriebenen Werdegang. Denn neben der Bewertung der Leistungen des Arbeitnehmers werden hier auch die Dauer des Arbeitsverhältnisses, die Position und die Tätigkeit angegeben.

Rechtsgrundlagen, die bei der Zeugniserstellung wichtig sind
Für Laien scheint es im ersten Moment keine große Sache zu sein, ein Arbeitszeugnis zu erstellen. Hat sich der Arbeitnehmer nur schwer mit seinen Kollegen anfreunden können oder seine Arbeit nicht kompetent ausgeführt, kann das doch ganz einfach vermerkt werden, oder nicht? Weit gefehlt! Der Gesetzgeber gibt nämlich vor, dass das Arbeitszeugnis mit Wohlwollen formuliert werden, gleichzeitig jedoch auch immer die Wahrheit enthalten muss.

Verlangt nun ein Arbeitnehmer, über den es kaum Positives zu berichten gibt, ein Arbeitszeugnis, muss der Arbeitgeber dennoch mit einem wohlwollenden Wortlaut erläutern, dass der Arbeitnehmer (je nach Fall):

  • für ein schlechtes Klima unter den Mitarbeitern sorgt
  • seine Arbeit zur Unzufriedenheit des Arbeitgebers erfüllt
  • unmotiviert ist
  • unpünktlich und unzuverlässig ist

Aufgrund der Verpflichtung, ehrlich und zugleich wohlwollend zu berichten, hat sich im Personalwesen eine Art "Geheimsprache" entwickelt. Hier bedient man sich rhetorischer Stilmittel und bestimmter Formulierungstechniken. Diese sorgen dafür, dass das Arbeitszeugnis in seiner Gesamtheit positiv klingt. Der Personaler, der das Zeugnis im Zuge einer Bewerbung auf seinem Schreibtisch findet, erkennt anhand der Formulierungen aber sofort, ob diese tatsächlich positiv oder doch eher negativ gemeint sind.

Daneben gibt es noch einige weitere Vorgaben, die der Gesetzgeber macht. Insgesamt sorgt die Rechtsgrundlage bei vielen Personaldienstleistern und Arbeitgebern für Verunsicherung. Deshalb bietet Haufe einen Zeugnis Manager mit rechtsicheren Formulierungen an, der bei der Zeugniserstellung mit über 12.000 Musterbausteinen und Vorlagen hilft und den Zeitaufwand deutlich minimiert.

Der Gestaltungsgrundlage für ein klassisches Arbeitszeugnis
Es wird grundsätzlich zwischen zwei Arten des Arbeitszeugnisses unterschieden. So gibt es:

  • das einfache Zeugnis
  • das qualifizierte Zeugnis

Das einfache Arbeitszeugnis enthält Angaben über die Art und die Dauer der Tätigkeit, der der Arbeitnehmer im Unternehmen nachgegangen ist. Hier gestaltet sich die Formulierung meist nicht all zu schwierig. Der Aufbau ist wie folgt:

  • Briefkopf (vollständige Angaben zum Arbeitgeber)
  • Überschrift "Zeugnis"
  • Stammdaten des Arbeitnehmers (Vor- und Nachname, Geburtsdatum und -ort)
  • Dauer der Beschäftigung
  • Art der Beschäftigung
  • Beendigungsformel
  • Ort und Datum
  • Unternehmen
  • Unterschrift

Komplizierter wird es, wenn der Arbeitnehmer ein qualifiziertes Zeugnis verlangt. Hier müssen neben der Art und der Dauer der Tätigkeit auch Angaben zu der Leistung und dem Verhalten des Arbeitnehmers gemacht werden. Der Aufbau ist vorgegeben:

  • Briefkopf (vollständige Angaben zum Arbeitgeber)
  • Überschrift "Zeugnis" / "Arbeitszeugnis"
  • Stammdaten des Arbeitnehmers (Vor- und Nachname, Geburtsdatum und -ort)
  • Dauer der Beschäftigung
  • Art der Beschäftigung
  • Beurteilung der Leistung
  • Beurteilung des Sozialverhaltens
  • Beendigungsgrund des Arbeitsverhältnisses
  • Beendigungsformel
  • Zukunftswünsche
  • Ort und Datum
  • Unternehmen
  • Unterschrift

Fazit

Für den Arbeitnehmer dient das Arbeitszeugnis nicht nur als Nachweis für den bisherigen beruflichen Werdegang. Da es wohlwollend formuliert sein muss, dient es im Grunde auch als wichtiges Formular bei der nächsten Bewerbung. Aufgrund der Tatsache, dass negative Arbeitsleistungen und unzureichende soziale Kompetenzen ebenfalls in positive Formulierungen verpackt werden müssen, hat sich in den letzten Jahren eine Art "Geheimcode" entwickelt. So enthält das Zeugnis auf den ersten Blick wohlwollend aussehende Formulierungen, die allerdings nicht so gemeint sind. Ein Personaler, der dieses Zeugnis zu Gesicht bekommt, erkennt die entsprechenden Formulierungen und weiß in der Regel sofort, ob das Arbeitszeugnis nun tatsächlich die Arbeitsleistung und das Sozialverhalten des Bewerbers lobt oder nicht.


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Annett Schmitz hat im Jahr im Jahr 2015 ihren Master of Science in Betriebswirtschaftslehre an der Humboldt Universität zu Berlin erlangt. Während des Studiums hat sie ihre Leidenschaft für das Schreiben entdeckt. Heute arbeitet Annett Schmitz unter anderem als freiberufliche Autorin und schreibt über HR- & Personalthemen.

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