„Bei der digitalen Dokumentenverwaltung ist Deutschland noch in der Frühphase.“

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  • Michael Benninga vom BPO-Anbieter Coffreo vergleicht den deutschen und den französischen Zeitarbeitsmarkt in Sachen Digitalisierung
  • Sein Fazit: Verglichen mit Frankreich befindet sich die Vertrags- und Dokumentenverwaltung für Zeitarbeitnehmer in Deutschland noch in der Frühphase
  • Gerade gesetzliche Hürden wie die Schriftformerfordernis behindern hierzulande die Digitalisierung von Geschäftsprozessen
  • Dabei liegen die Vorteile von standardisierten und automatisierten Prozessen auf der Hand: Personaldienstleister, die sich für mehr Digitalisierung entscheiden, sparen Zeit – und sind für U-30-Bewerber attraktiver

Die Rekrutierung in der Zeitarbeit wandelt sich, weil sich das Informationsverhalten der jüngeren Job-Suchenden ändert. Digitale Kanäle und Prozesse werden immer wichtiger, die Bedeutung der staatlichen Arbeitsagenturen geht zurück. Laut des aktuellen Rekrutierungsbenchmarks von Lünendonk & Hossenfelder informieren sich 62 Prozent der unter 30-Jährigen bei Online-Jobbörsen über offene Arbeitsstellen, gefolgt von der Google-Suche (49 Prozent). Erst an dritter Position werden die staatlichen Arbeitsagenturen genannt (46 Prozent). Xing nutzen 39 Prozent der Jungen regelmäßig als Informationsquelle. Printmedien haben mit 36 Prozent deutlich verloren.

Welche Rolle spielt die persönliche Beratung in der digitalen Welt?
Den sozialen Netzwerken kommt damit eine doppelte Bedeutung zu: Sie sind Plattform für Stellenmarketing und aktive Suche zugleich. Hier haben die Personaldienstleister die Chance, auch passiv suchende Kandidaten zu finden, die als Kandidatengruppe immer wichtiger werden. Dabei stellt sich die Frage, welche Rolle die persönliche Beratung in der digitalen Welt spielt? Verliert sie an Einfluss – oder gewinnt sie gar an Bedeutung?

Der Blick ins Nachbarland Frankreich
Hierbei lohnt ein Blick nach Frankreich: Im Vergleich zu Deutschland ist der gesamte Zeitarbeitsmarkt in Sachen Digitalisierung deutlich weiter. So haben elektronische Schriftstücke in unserem Nachbarland die gleiche Bedeutung wie Schriftstücke in Papierform, sofern sich die ausstellende Person identifiziert hat. In Deutschland ist dies nicht so ohne weiteres möglich, die gesetzlichen Bestimmungen fordern eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) für einen digitalen Austausch von Verträgen und Dokumenten im Arbeitsumfeld.

Was wünschen sich französische Personaldienstleister?
Wir von Coffreo sind mit monatlich mehr als 500.000 elektronisch unterzeichneten Dokumenten –Verträge, Arbeitnehmerüberlassungen etc. – in Frankreich führender Anbieter für digitale Lösungen in der Zeitarbeit. Im Rahmen einer aktuellen Umfrage haben wir mehr als 60 Personaldienstleister zu ihren Unternehmensroutinen und -wünschen befragt:

70 Prozent der französischen Niederlassungsleiter sind davon überzeugt, dass Beratung und Kontaktpflege an erster Stelle stehen, um Zeitarbeitskräfte langfristig an das Unternehmen zu binden. Mindestens einen halben Tag benötigen sie, um ihre Zeitarbeitnehmer und potenziellen Kandidaten bestmöglich zu beraten. Das Prinzip von Ursache und Wirkung scheint einfach: Zeit für Beratung ist gleichzusetzen mit einer höheren Rekrutierungsquote.

Michael Benninga vergleicht den deutschen und den französischen Zeitarbeitsmarkt:
In Frankreich haben elektronische Schriftstücke die gleiche Bedeutung wie Schriftstücke in Papierform, sofern sich die ausstellende Person identifiziert hat. In Deutschland ist dies nicht so ohne weiteres möglich, die gesetzlichen Bestimmungen fordern eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) für einen digitalen Austausch von Verträgen und Dokumenten im Arbeitsumfeld.

Die befragten Niederlassungsleiter beobachteten auch, dass nur bei 39 Prozent der Kandidaten das Anforderungsprofil der Zeitarbeitsstelle entscheidend ist. Dafür hat das Markenimage des Zeitarbeitsunternehmens (10 Prozent) einen vergleichsweise geringen Einfluss auf die Bindung zwischen Zeitarbeitnehmer und Personaldienstleister beziehungsweise dessen Ansprechpartner.

Prozesse digitalisieren, bei jungen Zeitarbeitnehmern punkten
In Frankreich ist die Hälfte aller Zeitarbeitnehmer unter 30 Jahre alt. Wie alle jungen Leute weltweit sind sie in einer stark von Technologie geprägten Welt aufgewachsen. Es überrascht nicht, dass sie sich die Beziehungen zu ihren Niederlassungen flüssiger und automatisierter wünschen. Darüber hinaus sehen über 84 Prozent laut der Deloitte-Studie „Millennial Survey 2016“ die Flexibilität, die der Zeitarbeit innewohnt, als eine Quelle der Motivation und des Wohlbefindens – für sie ist es der Zugang zu der von ihnen so geschätzten „Flexicurity“.

48 Prozent der in Frankreich befragten Zeitarbeitsunternehmen sind davon überzeugt, dass eine zunehmende Digitalisierung der Prozesse vor allem die Beziehungen zu jungen Zeitarbeitnehmern unter 30 Jahren verbessern würde. Es sind nicht nur die technischen Innovationen, mit denen die Personaldienstleister die jungen Zeitarbeitnehmer erreichen wollen. Die gewonnene Zeit würden 30 Prozent gerne in die Beratung und Karriereunterstützung ihrer Zeitarbeitnehmer stecken, um deren Softskills zu verbessern.

Von den Niederlassungen, die über Zeitmangel klagen, möchten 86 Prozent ihre tägliche Arbeit stärker digitalisieren. Ziel ist es, die Prozesse durchgängig und effizient zu gestalten. Warum also nicht gleich auf elektronische Dokumente und elektronische Signaturen zurückgreifen? 38 Prozent denken, dass dies eine bessere Rückverfolgbarkeit und verbesserte Sicherheit ermöglicht. 60 Prozent glauben, es wird ihnen mehr Zeit geben.

In Frankreich gehören in der Zeitarbeit digitale Tools und Apps zum Alltag der Kommunikation sowie der Vertrags- und Dokumentenverwaltung. Sie übernehmen die elektronische Signatur von Arbeits- und ANÜ-Verträgen, erstellen Arbeitszeitnachweise oder übernehmen die Automatisierung von Rekrutierungskampagnen in den Pool der eigenen Zeitarbeitnehmer. Auf diese Weise entsteht eine neue Facette in einer integrierten Multichannel-Strategie, die auch auf mobilen Endgeräten funktioniert.

Fazit

Verglichen mit Frankreich befindet sich die Vertrags- und Dokumentenverwaltung für Zeitarbeiter in Deutschland noch in einer Frühphase. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird zusätzlich durch gesetzliche Hürden behindert, etwa die Schriftformerfordernis beim Arbeitsvertrag des Zeitarbeitnehmers. Inzwischen führen aber auch hierzulande intelligente Business Process Outsourcing-Lösungen, wie etwa die Digitalisierung des ANÜ-Vertrags, zu erheblichen Einsparungen der Verwaltungskosten. Die standardisierten Prozesse automatisieren den Unterzeichnungsvorgang und archivieren die Dokumente in sicheren Umgebungen. Die Vorteile überwiegen: Diejenigen Personaldienstleister, die sich für die Digitalisierung entscheiden, können ihren Kunden und Zeitarbeitskräften mehr Zeit widmen.


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Michael Benninga

Michael Benninga ist der Geschäftsführer der Coffreo GmbH. Das 2007 gegründete französische Unternehmen ist führender Business Process Outsourcing-Anbieter für die Digitalisierung von Dokumenten. Coffreo unterstützt Personaldienstleister, die ein hohes Aufkommen an kurzfristigen Verträgen managen müssen, sowie deren Zeitarbeitnehmer und Kunden mit intelligenten Prozessen.

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