Das A&O bei der Archivierung elektronischer Rechnungen

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  • Rechnungen können nicht nur in Papierform, sondern auch elektronisch verschickt werden. Dabei gilt es jedoch, Stichwort: GoBD, auf die richtige Archivierung zu achten  
  • Elektronische Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre lang originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden
  • In der Praxis schlummern eRechnungen jedoch oft in den Postfächern einzelner Mitarbeiter – das kann schnell zu Informationsinseln führen
Florian Körber, Geschäftsführer tutum GmbH Florian Körber, (c) tutum GmbH

Das 2011 in Kraft getretene Steuervereinfachungsgesetz hat die Hürden für den Versand elektronischer Rechnungen deutlich gesenkt. Sie können seither einfach per E-Mail – ohne digitale Signatur oder das sogenannte EDI-Verfahren (Elektronischer Datenaustausch) – verschickt werden. Die Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten für eRechnungen sind hingegen deutlich strenger. Seit Anfang 2017 geben die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz: GoBD – vor, wie ordnungsgemäße Buchführung im digitalen Zeitalter auszusehen hat. Der arbeitsblog hat sich mit Florian Körber, dem Geschäftsführer der auf Dokumenten-Management spezialisierten tutum GmbH, über eine GoBD-konforme Archivierung unterhalten.

Herr Körber, welche Pflichten gelten heute für die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen?
Wie auch für Papierrechnungen gilt für elektronische Rechnungen eine Aufbewahrungspflicht von mindestens zehn Jahren. Rechnungen in Papierform und digitale Rechnungen sind also gleichgestellt. Der Empfänger einer eRechnung hat die Authentizität und die Integrität zu gewährleisten. Das bedeutet: Es ist sowohl die Echtheit der Herkunft als auch die Unversehrtheit des Inhalts zu wahren. Wichtig ist, dass die eRechnung im Originalformat archiviert wird. Es reicht nicht, die elektronisch empfangenen Rechnungen auszudrucken und nur in Papierform aufzubewahren.

So weit die Theorie. Wie sieht die Praxis aus?
In der Praxis sieht das leider häufig anders aus. Elektronische Rechnungen schlummern in den E-Mail-Postfächern einzelner Mitarbeiter. Das kann schnell zum Problem werden. Beispielsweise wenn der Mitarbeiter die E-Mail löscht oder aus dem Unternehmen ausscheidet und so die betreffenden E-Mails für die Kollegen unauffindbar werden.

Was können Unternehmen tun, um das zu vermeiden?
Um eingehende digitale Rechnungen konform zu archivieren, bietet es sich zunächst an, ein zentrales E-Mail-Postfach einzurichten. Bereits für weniger als 100 Euro kann eine Software die hier eingehenden E-Mails samt Rechnung unveränderbar archivieren. In der Regel sind auch Dokumentenmanagementsysteme mit einer solchen Funktion ausgestattet.

Muss die komplette E-Mail oder nur der Anhang archiviert werden?
Wenn die Rechnung als Anhang einer E-Mail, zum Beispiel als PDF-Datei, verschickt wurde, reicht es, nur den Anhang aufzubewahren. Die E-Mail ist dann quasi als Briefumschlag zu betrachten. Kam die Rechnung jedoch als Text in einer E-Mail, dann muss auch die komplette E-Mail archiviert werden. In der Praxis werden der Einfachheit halber E-Mails meist zusammen mit den Anhängen archiviert.

Wenn die zehnjährige Aufbewahrungsfrist vorüber ist – was sollte dann mit den Daten geschehen?
Ich rate dazu, in einer unternehmensinternen E-Mail-Policy festzuhalten, was nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist mit den E-Mails und deren Anhängen passiert. Grundsätzlich sollte eine Löschung der Daten, zum Beispiel durch den Administrator, vorgesehen sein. Aufgrund der geringen Kosten für den Speicherplatz erlebe ich häufig, dass die Dokumente sogar über die Aufbewahrungsfrist hinaus gespeichert werden.

 

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Studierter Kommunikationswissenschaftler (M.A.) und PR-Referent (FJS). Mehrjährige Agenturerfahrung, bei Kontext public relations und im arbeitsblog für die Kreation von Content zuständig.

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