Personaldienstleistung aus Kundensicht: So optimieren Sie die Zusammenarbeit

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  • Vom Disponenten bei Zeitarbeitsfirmen zum Personalverantwortlichen beim Kundenunternehmen: Sven Humburger kennt beide Seiten der Personaldienstleistung. Mittlerweile leitet er die Bereiche Vertrieb und Kundenbetreuung bei S&U Software, einem Anbieter von IT-Lösungen für die Branche.
  • Im Interview mit dem arbeitsblog berichtet er von seinen Erfahrungen auf Kundenseite und gibt Tipps, wie sich die Zusammenarbeit zwischen Personaldienstleistern und Kunden optimieren lässt.
  • Sein Expertenrat für alle Dienstleister: „Es ist essenziell, frühzeitig zu erkennen, was dem Personalverantwortlichen wichtig ist. So lässt sich die Kundenbeziehung langfristig aufrechterhalten – auch wenn gerade keine Mitarbeiter im Einsatz beim Kunden sind.“

arbeitsblog: Herr Humburger, Sie waren viele Jahre als Disponent bei Zeitarbeitsfirmen in den Bereichen Gewerblich, Medizinisch und Engineering tätig. Im Anschluss daran waren Sie vier Jahre lang als kaufmännischer Leiter mit Verantwortung für den Personalbereich bei einem IT-Unternehmen in Leonberg tätig. Wie war es für Sie, plötzlich auf der anderen Seite zu sitzen?

Sven Humburger: Das war tatsächlich ein spannender Prozess, an den ich mich zuerst gewöhnen musste: Verständnis zu haben für Disponenten, die tagtäglich Akquise betreiben, um neue Kunden für ihre Mitarbeiter zu gewinnen. Aber ich lernte auch die angenehme Seite zu schätzen, nämlich sich nicht ausschließlich selbst um die Rekrutierung von neuen IT-Mitarbeitern kümmern zu müssen, sondern Recruiter mit einbinden zu können.

arbeitsblog: Welche Funktion hatte die Personaldienstleistung für Sie?

Sven Humburger: Auf der einen Seite waren Aufgaben zu bewältigen, für die wir tatsächlich nur für einen begrenzten Zeitraum Mitarbeiter benötigten. Der größere Anteil aber lag in unserem Unternehmenswachstum. Hier suchten wir langfristig nach passenden Fachinformatikern für Systemintegration, die wir nach einem definierten Zeitraum – meistens 12 Monate – übernehmen konnten. In diesem Zeitraum konnten wir in der Praxis prüfen, ob es für beide Seiten passt. Innerhalb dieses Zeitraumes hatten wir einen Einarbeitungsplan und es erfolgten in regelmäßigen Abständen Mitarbeitergespräche, an denen neben mir auch der jeweilige Abteilungsleiter und der Geschäftsführer teilgenommen haben. Ziel war es, den externen Mitarbeiter zu begleiten, zu erkennen, ob in einem Bereich Defizite vorliegen, und ihn entsprechend zu fördern. Somit konnten wir schließlich alle externen Mitarbeiter ins Team integrieren, sodass sie nicht das Gefühl hatten, „nur“ Externe zu sein.

arbeitsblog: Wie beurteilen Sie das Angebot der Personaldienstleister? Was könnte besser sein in der Kooperation?

Sven Humburger: Es war für mich herausfordernd, die richtigen Partner auszuwählen. Es gibt sehr viele Personaldienstleister, die der Meinung sind, sie könnten alle Stellen besetzen, und es sei vollkommen ausreichend, wenn man ihnen eine Stellenbeschreibung übermittelt. Ich habe mir die Mühe gemacht und einerseits die Stellenbeschreibung übermittelt, andererseits aber auch noch ausführliche Details wie z. B. die Unternehmensstruktur, die Mitarbeiterzusammensetzung etc. weitergegeben.

Bereits bei der Übermittlung der Personalprofile hat sich die Spreu vom Weizen getrennt. Es gab Dienstleister, die nur die reinen Daten über die Kandidaten gesendet haben (Ausbildung, Berufsweg und Weiterbildung) und es gab andere Unternehmen, die auch noch eine persönliche Einschätzung mit auf das Qualifikationsprofil geschrieben haben. Oder zusätzlich die von mir verlangten Fähigkeiten detailliert aufgeführt und auf einer Skala von 1 bis 5 bewertet haben. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, den passenden Kandidaten zu finden, und spart dem Personalverantwortlichen Zeit. Daher kann ich Personaldienstleistern nur empfehlen: Nehmen Sie sich die Zeit, um ein umfangreiches Profil der Bewerber zu erstellen – der Kunde wird es Ihnen danken!

Spätestens bei den Telefoninterviews mit den Kandidaten sowie den persönlichen Vorstellungsgesprächen hat sich gezeigt, wie gut die Kandidaten wirklich ausgesucht waren und ob die Dienstleister neben der Stellenbeschreibung auch noch die weiteren Details mit den Bewerbern besprochen hatten. An dieser Stelle habe ich erkannt, dass es große Unterschiede bei den Dienstleistern gibt. Da ich daran glaube, dass jeder eine zweite Chance verdient, haben die Personaldienstleister diese auch bekommen. Letztendlich habe ich mich dann aber von vielen getrennt, sodass nur eine Hand voll übriggeblieben ist.

arbeitsblog: Was erwarten Sie darüber hinaus von Personaldienstleistern?

Sven Humburger: Aus meiner Sicht ist es wichtig, dass sich ein Disponent intensiv mit dem Thema auseinandersetzt und sein Wissen weiter ausbaut, wenn er sich auf ein für ihn unbekanntes Gebiet wagt (z.B. den IT-Bereich). Das kann entweder auf persönlichem Weg sein oder aber über eine externe Schulung. Es muss nicht bis ins kleinste Detail sein, aber in groben Zügen sollten schon Kenntnisse vorhanden sein. Ich möchte als Personalverantwortlicher keinen Disponenten, der nur die Stellenbeschreibung nimmt, nach Kandidaten sucht, mir ein Qualifikationsprofil zusendet und es dann zum Vorstellungsgespräch kommt. Diese Zeit ist für beide Seiten zu kostbar, denn meistens stellt sich im Vorstellungsgespräch heraus, dass dem Kandidaten wichtig Kenntnisse fehlen. Der Disponent sollte deshalb die Befähigung haben, den Bewerber eingehend zu prüfen, bevor er ein Profil versendet.

arbeitsblog: Gibt es darüber hinaus noch Punkte, die Sie einem Disponenten mit auf den Weg geben möchten?

Sven Humburger: Für mich steht die Ehrlichkeit an oberster Stelle, das heißt eine offene Kommunikation und auch dazu stehen zu können, wenn ein Kandidat in bestimmten, zuvor besprochenen Punkten nicht gepasst hat. Dass es auch mal schieflaufen kann, das ist klar. Wir sind schließlich alle nur Menschen. Wichtig ist eben, dass wir offen miteinander reden können.

Hinzu kommt das Einhalten von Absprachen. Ich habe zum Beispiel mit den Disponenten immer vereinbart, wann ich mich melde bzw. wann sie sich wieder melden sollen. Wenn mich einige von ihnen dennoch viel früher als abgesprochen angerufen haben, ohne einen Grund dafür zu haben, dann ging für mich wertvolle Zeit verloren, die ich eigentlich anderweitig verplant hatte. Das habe ich auch unmissverständlich zu verstehen gegeben. Bei „Wiederholungstätern“ habe ich dann auch schon mal die Zusammenarbeit beendet. Ich habe natürlich Verständnis dafür, dass für Dienstleister die Kundenakquise und -bindung essenziell sind. Doch als Kunde möchte ich bei einem Personaldienstleister das Gefühl haben, dass ich gut aufgehoben bin, dass der Disponent mich und mein Anliegen versteht und dann optimal unterstützen kann.

arbeitsblog: Welches Resümee können Sie aus Ihrer 4-jährigen Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern ziehen?

Sven Humburger: Ich war dankbar, dass es die Zeitarbeit gibt. Dankbar für jeden unterstützenden Kontakt, für eine Kommunikation auf Augenhöhe. Für mich ist eine Wirtschaft ohne Personaldienstleistungen nicht vorstellbar.

arbeitsblog: Vielen Dank für das Interview, Herr Humburger!

Sven Humburger

Sven Humburger ist Leiter Vertrieb und Kundenbetreuung bei der S&U Software GmbH. Nach 20 Jahren in der Zeitarbeit als Sachbearbeiter, Disponent und Niederlassungsleiter sowie 4 Jahren als kaufmännischer Leiter bei einem IT-Unternehmen in Leonberg ist er seit 2018 für die Anwender aus den Zeitarbeitsfirmen sowohl softwaretechnisch als auch fachlich der kompetente Ansprechpartner.

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