Recruiting über WhatsApp: Vorteile, Nachteile, Vorurteile
- Recruiting soll immer schneller werden und vor allem um einiges unkomplizierter. Kaum verwunderlich, dass viele Arbeitgeber und Personaldienstleister bereits heute auf Messengerdienste wie WhatsApp setzen.
- Sie überlegen auch, ob Sie die App nutzen wollen, sind aber nicht sicher, ob die Vorteile überwiegen und ob Sie damit die richtige Zielgruppe ansprechen? Und wie verhält es sich eigentlich mit dem Datenschutz? Ist WhatsApp überhaupt DSGVO-konform?
- Im Blogbeitrag widmen wir uns den offenen Fragen rund um das Thema WhatsApp-Recruiting und gehen auf Vor- und Nachteile sowie auf die häufigsten Vorurteile ein.
Mit WhatsApp erreicht man nur Jugendliche? Das Tool ist deswegen fürs Recruiting ungeeignet? Weit gefehlt. Zuletzt nutzte nach Angaben von Statista die überwiegende Mehrheit der Menschen in Deutschland den Messengerdienst:
- 20 bis 29 Jahre: 89 Prozent
- 30 bis 39 Jahre: 84 Prozent
- 40 bis 49 Jahre: 73 Prozent
- 50 bis 59 Jahre: 60 Prozent
- Ab 60 Jahren: 53 Prozent
Aus diesen Zahlen lässt sich gut herauslesen: Über WhatsApp erreicht man Menschen unabhängig von Alter, Beruf, Interessen etc. Viele Unternehmen haben den Messenger bereits für sich entdeckt und nutzen ihn in der Business-Variante zur Kommunikation mit (potenziellen) Kundinnen und Kunden – oder eben im Recruiting.
Welche Vorteile bringt WhatsApp im Recruiting?
Wenn Sie auf den Messenger im Recruiting setzen, profitieren Sie unter anderem durch folgende Faktoren:
Geringere Hürde für Bewerbende: Interessierte können in wenigen Klicks Kontakt aufnehmen und ihr Interesse an einem Job bekunden, statt umständlich ein Anschreiben aufzusetzen, sich in einen extra vorgesehenen Website-Bereich einzuloggen oder ein Online-Formular auszufüllen.
Schnelle Kommunikation: Laut aktuellen Studien liegt die Reaktionszeit über WhatsApp bei unschlagbaren fünf bis 15 Minuten.
Hoher Grad an Automation möglich: Ob zur Aufnahme der ersten Bewerberdaten oder zur Koordination eines Termins – vor allem die ersten Schritte einer Bewerbung lassen sich durchaus automatisieren. Damit haben Personaldienstleister mehr Zeit fürs Wesentliche.
Empfehlung: Fragen Sie im ersten Schritt nicht zu viele Details ab, um die potenziellen Bewerbenden nicht abzuschrecken. Denn: Wenn sie anstelle der (erwarteten) unkomplizierten Kontaktaufnahme nun doch mit mehreren Fragen nach ihrem Werdegang konfrontiert werden, steigt die Gefahr, dass sie den Vorgang einfach abbrechen. Ein paar vordefinierte Fragen, die vom Chatbot gestellt und schnell beantwortet sind, führen hier eher zum Erfolg. Im nächsten Schritt kann man weitere Möglichkeiten der Software ausschöpfen und beispielsweise Infos über die Bewerbenden in Form von kurzen Videos einholen. Um aber eine Vertrauensbasis zu schaffen – und natürlich auch, um final festzulegen, ob ein Match vorliegt –, sollte das anschließende persönliche Gespräch zwischen dem Rekrutierenden und dem potenziellen Mitarbeitenden nicht ausgelassen werden. Gezielte, im Vorfeld bestimmte Fragen ermöglichen es, die Eignung des Bewerbenden innerhalb kurzer Zeit zu überprüfen.
Bringt WhatsApp auch Nachteile mit sich?
In diesem Zusammenhang sind es vor allem Vorurteile, die oft thematisiert werden. Wir klären auf, wie viel Wahrheit darin steckt:
WhatsApp ist nicht DSGVO-konform. Das stimmt zum Teil. Wer die App geschäftlich nutzen möchte, sollte nicht auf die private WhatsApp-Version zurückgreifen, denn die ist in der Tat nicht mit den Vorschriften der DSGVO vereinbar. Der Grund: Während die Inhalte der Chats verschlüsselt und somit nicht von Dritten einsehbar sind, trifft das auf die sogenannten Metadaten wie Telefonnummer, IP-Adresse, Geräteinformationen sowie Standort nicht zu. Diese werden vom WhatsApp Mutterkonzern Meta erhoben.
Achtung: Die Nutzung der privaten WhatsApp-Anwendung ist nicht nur datenschutzrechtlich problematisch – auch der Versand etwa von Marketing-Nachricht über diesen Kanal ist verboten.
Wie verhält es sich mit WhatsApp Business? Bei der Business-Variante gibt es zwar die Möglichkeit, per Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) die Weiterverarbeitung von Daten durch WhatsApp für eigene Zwecke zu verhindern. Doch ganz „koscher“ ist diese Lösung auch nicht – vor allem dann nicht, wenn die App dennoch auf dem privaten Handy eines Mitarbeitenden installiert ist. In diesem Fall sollten zumindest die automatische Synchronisierung der Smartphone-Kontakte und die Erstellung von Back-ups in der Cloud deaktiviert sein.
Nicht zuletzt gibt es auch die WhatsApp Business API – eine Schnittstelle, die die Anbindung von WhatsApp an ein externes Tool erlaubt. Auf dem deutschen Markt gibt es bereits mehrere Anbieter, die eine DSGVO-konforme Nutzung von WhatsApp über ihre Plattform zusichern und darüber hinaus nützliche Funktionen anbieten, darunter die Erstellung von Vorlagen, automatisierten Chats etc.
Wichtig! Um sicherzugehen, dass die Nutzung von WhatsApp auch tatsächlich DSGVO-konform erfolgt, empfehlen wir, einen Datenschutzexperten hinzuzuziehen und die Anwendung in Ihrem individuellen Fall mit ihm abzustimmen.
Tipp: Informieren Sie sich, ob Ihr Softwareanbieter nicht bereits eine Schnittstelle für die Verwendung von WhatApp anbietet. So hat beispielsweise zvoove bereits seit einiger Zeit ein WhatsApp Add-on in zvoove Recruit integriert.
Kommen wir zur nächsten vermeintlichen Nachteil von WhatsApp:
Über WhatsApp ist keine vollständige Bewerbung möglich. Diese weit verbreitete Annahme stimmt nicht. Vielmehr gestaltet sich die Bewerbung einfach anders. Während im ersten Schritt tatsächlich nur oberflächliche Details abgefragt werden, um mit den potenziellen Bewerbenden in Kontakt zu treten, bietet der Messenger im zweiten Schritt sogar noch viel mehr Möglichkeiten, die benötigten Informationen einzuholen. Neben der klassischen PDF-Datei können auch Foto- oder Videodateien oder auch Sprachnachrichten zum Einsatz kommen. Und wie bereits erwähnt, ersetzt der Kontakt via App nicht das persönliche Gespräch, in dem es dann in die Tiefe geht.
WhatsApp eignet sich nicht zur Anwerbung hochqualifizierter Fachkräfte. Das muss nicht pauschal zutreffen. Immerhin sind die Studierenden sowie die Absolventinnen und Absolventen von heute die akademischen Fachkräfte von morgen. Und sie sind durchaus dafür offen, neue – und vor allem unkompliziertere – Wege zu gehen. Probieren Sie es einfach aus!