Compliance als Vertriebschance: Wie Subsidiärhaftung zum Wettbewerbsvorteil wird

• Insolvenzen erhöhen die Sensibilität aufseiten der Kundenunternehmen deutlich und rücken das Thema Subsidiärhaftung stärker in den Fokus unternehmerischer Entscheidungen.
• Unternehmen unterliegen einer klaren Sorgfaltspflicht, die sie zu regelmäßigen und systematischen Prüfungen ihrer Dienstleister verpflichtet.
• Christian Marchsreiter, Gründer und CEO des Instituts für Zahlungssicherheit (IZS) erklärt, wie eine lückenlose Dokumentation vor Haftung schützt und warum Compliance heute ein starkes Vertriebsargument sowie ein nachhaltiger Wettbewerbsvorteil für Personaldienstleister ist.

In vielen Gesprächen mit Personaldienstleistern zeigt sich ein ähnliches Bild: Compliance und Subsidiärhaftung gelten oft als notwendiges Übel. Man weiß, dass das Thema wichtig ist, beschäftigt sich damit aber meist erst dann intensiver damit, wenn Kundenunternehmen gezielt nachfragen oder ein Problem auftritt. Lange Zeit war diese Haltung auch möglich. Die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen haben sich jedoch spürbar verändert. Steigende Insolvenzzahlen, zunehmende Betriebsprüfungen und Schadensfälle sowie eine wachsende Sensibilität auf Kundenseite sorgen dafür, dass das Thema heute deutlich stärker im Fokus steht.

Was früher als Randthema galt, entwickelt sich zunehmend zu einem zentralen Qualitätsmerkmal in der Zusammenarbeit zwischen Personaldienstleistern und Einsatzunternehmen.

Subsidiärhaftung: Ein Risiko mit Langzeitwirkung

Subsidiärhaftungsschäden entstehen nicht immer nur im laufenden Betrieb, sondern werden oft erst Jahre später sichtbar, etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung. Dann stellt sich heraus, dass Sozialversicherungsbeiträge, Beiträge zur Unfallversicherung oder Lohnsteuern nicht vollständig abgeführt wurden. Ist der betreffende Personaldienstleister zu diesem Zeitpunkt jedoch insolvent, fällt die Haftung auf das Kundenunternehmen zurück.

In der Praxis bedeutet das: Auch Jahre nach Ende einer Geschäftsbeziehung können noch Forderungen entstehen. Die Höhe reicht von kleineren Beträgen bis hin zu Summen im fünf- oder sechsstelligen Bereich. Für betroffene Unternehmen ist das kein abstraktes Risiko, sondern eine reale finanzielle Belastung, die Planungssicherheit und Vertrauen erschüttert.

Die Sorgfaltspflicht der Kundenunternehmen

Die gängige Rechtsprechung des Bundessozialgerichts sowie zahlreicher Landessozialgerichte geht davon aus, dass Unternehmen eine Sorgfaltspflicht haben. Sie müssen sich regelmäßig und gewissenhaft davon überzeugen, dass ihre Dienstleister ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen. Diese Pflicht ergibt sich nicht allein aus gesetzlichen Vorgaben, sondern auch aus der Auslegung durch Gerichte.

Kommt es zu einem Haftungsfall, entscheidet sehr häufig die Qualität der Dokumentation. Kann das Kundenunternehmen nachweisen, dass es regelmäßig geprüft, Unterlagen eingeholt und Auffälligkeiten hinterfragt hat, bestehen gute Chancen, von der Haftung befreit zu werden. Ohne entsprechende Nachweise ist es praktisch unmöglich, eine finanzielle Inanspruchnahme zu verhindern.

Was eine wirksame Compliance-Dokumentation auszeichnet

Eine belastbare Compliance-Dokumentation folgt klaren Grundprinzipien. 

• Vollständigkeit: Stichproben reichen nicht aus, um der Sorgfaltspflicht gerecht zu werden. Alle relevanten Beiträge müssen systematisch überprüft und Nachweise dazu revisionssicher archiviert werden.
• Prüfrhythmus: Kontrollen in großen Abständen gelten heute als unzureichend. Bewährt haben sich kurze Intervalle, etwa monatliche Prüfungen bei Sozialversicherungsbeiträgen oder vierteljährliche Nachweise bei Berufsgenossenschaften und Finanzämtern.
• Nachvollziehbarkeit: Unterlagen müssen strukturiert abgelegt, eindeutig zuordenbar und jederzeit abrufbar sein. Nur so lassen sich Prozesse auch Jahre später noch transparent darstellen.

Der organisatorische Aufwand für Personaldienstleister

Für Personaldienstleister bedeutet professionelle Compliance einen erheblichen Aufwand. Dokumente müssen bei verschiedenen Stellen eingeholt, geprüft, teilweise datenschutzkonform geschwärzt und digitalisiert werden. Anschließend müssen sie den Kundenunternehmen auf unterschiedlichen Wegen bereitgestellt werden, z. B. über die Website des Personaldienstleisters, über einen Versand per Fax oder E-Mail und über das Hochladen der Dokumente in die verschiedenen Lieferantenmanagement-Systeme, die von den Kundenunternehmen bzw. von Neutral oder Master Vendors genutzt werden. 

Hinzu kommen individuelle Anforderungen der Kundschaft, etwa eigene Plattformen, Portale oder interne Prüfprozesse. Die Pflege dieser Strukturen bindet Zeit und personelle Ressourcen. Vor diesem Hintergrund ist nachvollziehbar, dass viele Unternehmen versuchen, den Aufwand möglichst gering zu halten. Langfristig führt dies jedoch häufig zu Nachfragen, Verzögerungen und Vertrauensverlust.

Zwischen Pflicht und Vertrauen: Compliance im Alltag

Immer mehr Unternehmen betrachten Compliance nicht nur als formale Anforderung, sondern als Ausdruck professioneller Zusammenarbeit. Eine transparente und zuverlässige Dokumentation signalisiert Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein.

Wird das Thema frühzeitig und offen angesprochen, entsteht sehr häufig ein anderes Gesprächsniveau, als wenn es erst bei der Abrechnung aufkommt. Statt reiner Preis- und Leistungsdiskussionen rückt die Qualität der Zusammenarbeit in den Vordergrund. Für viele Kund*innen ist dies ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl und Bewertung von Personaldienstleistern.

Eigene Systeme oder externe Unterstützung?

Personaldienstleister stehen vor der Frage, ob sie ihre Compliance-Prozesse vollständig intern abbilden oder externe Unterstützung nutzen. Eigene Systeme bieten Kontrolle und Flexibilität, erfordern jedoch kontinuierliche Investitionen in Personal, Technik und Prozesse.

Externe Dienstleister können bei der Beschaffung, Aufbereitung und Bereitstellung von Unterlagen unterstützen. Sie übernehmen auch die Klärung von Unstimmigkeiten und sorgen für standardisierte Abläufe. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt von Größe, Struktur und strategischer Ausrichtung des Unternehmens ab.

Wettbewerbsvorteil durch Professionalität

Der Markt zeigt deutlich, dass professionelle Compliance-Strukturen zunehmend zum Differenzierungsmerkmal werden. Viele Unternehmen berichten von Verärgerung und Schwierigkeiten mit Lieferanten, die Unterlagen verspätet, unvollständig oder unzuverlässig bereitstellen.

Personaldienstleister, die hier verlässliche Prozesse etabliert haben, werden als stabile Partner wahrgenommen. In Ausschreibungen und Vergabeverfahren spielt die Qualität der Dokumentation eine immer größere Rolle. Langfristig beeinflusst sie damit auch die Marktposition von Personaldienstleistern.

Fazit: Von der Pflicht zur strategischen Kompetenz

Compliance und Subsidiärhaftung sind heute fester Bestandteil professioneller Personaldienstleistung. Sie lassen sich nicht auf ein Mindestmaß reduzieren, ohne Risiken einzugehen. Gleichzeitig bieten sie die Chance, Qualität, Verlässlichkeit und Struktur sichtbar zu machen.

Wer systematische Prüfungen etabliert, transparente Dokumentationen pflegt und klare Prozesse definiert, stärkt nicht nur die eigene rechtliche Position. Er schafft auch die Grundlage für stabile Kundenbeziehungen in einem zunehmend anspruchsvollen Marktumfeld.

Christian Marchsreiter

Christian ist seit 2005 „Seriengründer“ im IT-Bereich und hat bereits mehrere disruptive digitale Produkte, Services und Geschäftsmodelle entwickelt, Firmen dazu gegründet und aufgebaut. 2011 wandte sich eine der größten Zeitarbeitsfirmen Deutschlands an ihn und fragte ihn, ob er eine neue Lösung zur Compliance-Dokumentation und Subsidiärhaftungsproblematik in der Zeitarbeit finden könne. Vier Wochen später gründete er das Institut für Zahlungssicherheit (IZS) und entwickelte zusammen mit namhaften, großen Zeitarbeitsfirmen die erste Produktversion, die drei Monate später live ging. Heute ist IZS Deutschlands führendes Managed-Compliance-System in der Arbeitnehmerüberlassung, das jeden Tag von über 4.000 Kundenunternehmen genutzt wird.