„Daten plus KI macht den Unterschied.“

• Wirtschaftlicher Druck macht sichtbar, wie gut Unternehmen wirklich aufgestellt sind. Zwischen Automatisierung, Datenqualität und KI klafft bei vielen Personaldienstleistern noch eine Lücke: Es wird zwar teils viel Aufwand betrieben, aber mit zu wenig strukturellem Fortschritt und klarer Wirkung.
• Die vom Gesamtverband der Personaldienstleister (GVP) in Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter zvoove entwickelte Branchenstudie Industry Pulse 2026 zeigt genau an dieser Stelle, wo es Sackgassen gibt und welche Ansätze funktionieren.
• Im arbeitsblog-Interview mit Markus Budde, CEO Staffing DACH bei zvoove, gehen wir der Frage nach, wo die Branche heute steht, welche Denkfehler verbreitet sind und welche pragmatischen Schritte jetzt wirklich weiterhelfen.

arbeitsblog: Markus, der Industry Pulse läuft gerade: Warum ist es aus deiner Sicht wichtig, den digitalen Reifegrad der Branche jetzt zu vermessen, gerade in einem wirtschaftlich angespannten Umfeld?

Markus Budde: Gerade weil das Umfeld angespannt ist, gewinnt eine Standortbestimmung zentrale Bedeutung. In schwierigen Zeiten zeigt sich schnell, wer mit Digitalisierung nachhaltig Kosten senkt und wer nur kurzfristig spart und langfristig den Anschluss verliert. Besonders in der Personaldienstleistung ist das dramatisch: Wenn die Margen schrumpfen, sind Geschwindigkeit und Effizienz für den Erfolg entscheidend.

Der Industry Pulse zeigt uns genau jetzt, welche Lösungen in der Branche funktionieren und welche Ansätze in Sackgassen führen. Das ist wertvoll, weil Unternehmen nicht zwei Jahre rumprobieren müssen. Sie können von den Erkenntnissen unmittelbar lernen und ihre eigene Strategie basierend auf echten Daten justieren. Denn hier liegt die eigentliche Chance: Personaldienstleister sitzen auf einem Datenschatz. Wer diese Daten versteht und mit KI kombiniert, wird zum Meister seines Faches – mit automatisierten Auswertungen und Erkenntnissen, die früher nur mit großem Aufwand möglich waren. In schwierigen Zeiten ist das Gold wert: schneller entscheiden, schneller umsetzen, schneller profitieren.

arbeitsblog: Wenn du auf die letzten 12 Monate schaust: Wo siehst du in der Personaldienstleistung die größten Digitalisierungsfortschritte und wo passiert noch viel „Fleißarbeit“ ohne echten Effekt?

Markus Budde: Die Fortschritte sehe ich eindeutig beim Thema Automatisierung von Standardprozessen: Zeiterfassung, Rechnungsstellung, automatisierte oder zumindest KI-unterstützte Prozesse. Das sind messbare Effizienzgewinne. 

Wo ich aber großen Leerlauf sehe: Unternehmen digitalisieren zwar einzelne Bereiche, bauen sich aber massive Schnittstellenprobleme ein. Sie haben ein modernes Bewerbermanagementsystem, aber die Kundendaten liegen in einem separaten System. Dazwischen läuft alles manuell. Das ist Fleißarbeit par excellence. Wirklicher Fortschritt entsteht erst dann, wenn Unternehmen ihre Prozesse vorher durchdenken und dann die Technologie gezielt einsetzen – nicht umgekehrt.

arbeitsblog: Viele sprechen über KI. Was erlebst du aktuell häufiger: echte Prozessentlastung oder eher Tool-Experimente ohne klare Verantwortlichkeiten?

Markus Budde: Ehrlich gesagt erlebe ich noch immer sehr viele Experimente. Der Geschäftsführer liest über ChatGPT im Recruiting, kauft sich ein Tool und dann passiert nichts Strukturiertes damit. Es entstehen Insellösungen, bei denen unklar ist, wer verantwortlich ist und ob es wirtschaftlich Sinn macht. 

Aber das muss sich ändern: KI ist heute reif genug für echte Prozessentlastungen – das ist längst keine Spielerei mehr. KI wird zur Management-Aufgabe. Die Geschäftsführung muss definieren, welche Daten und Prozesse mit KI kombiniert werden sollen und welcher Business Outcome gewünscht ist. Denn Daten plus KI ist der eigentliche Hebel. Wer seine Daten strukturiert hat und diese clever mit KI verbindet, generiert Erkenntnisse, die echte Optimierungen ermöglichen – nicht nur Experimente. Dann erst wird KI zum echten Hebel statt zum teuren Experiment.

arbeitsblog: Welche Prozesse sind aus deiner Sicht die größten „Zeitfresser“ in der Personaldienstleistung, die sich 2026 realistisch verbessern lassen, ohne ein Mammutprojekt daraus zu machen? 

Markus Budde: Da sehe ich drei konkrete Hebel:

1. Kandidatenmanagement und Kommunikation: Recruiter*innen stecken in E-Mails fest: Anfragen, Status-Updates, Ablehnungen. Das lässt sich größtenteils mit automatischen Bestätigungen, intelligenter Vorqualifizierung und Status-Updates automatisieren. Es gibt heute schon intelligente Lösungen dafür.
2. Datenerfassung und -pflege: Mitarbeitende geben die gleichen Informationen mehrfach ein, erst ins Bewerbermanagementsystem, dann ins CRM, dann in die Lohnabrechnung. Ein durchdachtes End-to-End-System mit einmaliger Dateneingabe spart enorm Zeit und Fehler. Das ist das Fundament für alles, was danach mit KI möglich ist.
3. Reporting: Viele Geschäftsführer*innen setzen weiterhin auf Excel-Dateien. Moderne Systeme liefern Auswertungen und Dashboards automatisch – bessere Entscheidungsgrundlagen, weniger manuelle Arbeit. Bei zvoove arbeiten wir gerade an einer sehr spannenden Lösung, die per Prompt-Eingabe funktioniert. Auf die freue ich mich besonders im ersten Quartal!

arbeitsblog: Ein Thema, das oft unterschätzt wird: Datenqualität und Schnittstellen. Woran merkt ein Unternehmen im Alltag, dass es hier ein strukturelles Problem hat, und wie kommt man da pragmatisch raus?

Markus Budde: Das merkt man schnell an typischen Symptomen: Wenn die Geschäftsführung fragt, wie viele offene Positionen es gibt und drei verschiedene Antworten bekommt. Wenn die Lohnbuchhaltung regelmäßig über falsche Stundendaten klagt. Wenn Kandidat*innen in mehreren Systemen existieren und zu Doppelauswertungen führen. Das sind nicht kleine Bugs, sondern Zeichen von fragmentierten Datenquellen.

Pragmatisch kommt man so heraus: Nicht alles auf einmal ändern. Stattdessen den „kritischsten Schmerz" identifizieren. Wo kostet das Datenchaos dem Unternehmen täglich am meisten Zeit? Dort anfangen, den Prozess dokumentieren, die Fehlerquellen identifizieren und die Quelle adressieren, nicht das Symptom.

Am Ende braucht es eine zentrale Datenquelle. Das ist nicht glamourös, aber das Fundament, auf dem Effizienz aufbaut und später auch KI-gestützte Optimierungen aufbauen. Erst dann werden Prozesse wirklich wirksam.

arbeitsblog: Wie würdest du den richtigen Umgang mit KI im Recruiting beschreiben, ohne dass der Mensch zum „Kontrollknopf“ degradiert wird?

Markus Budde: Das ist eine sehr gute Frage, weil sie genau auf das Problem zielt. Der falsche Weg: KI trifft alle Vorqualifizierungs-Entscheidungen, Recruiter*innen sitzen dann da und klicken nur noch „Ja, bestätigt" oder „Nein, ablehnen". Das ist erniedrigend und verschenkt die Intelligenz der Recruiter*innen.

Der richtige Weg: KI liefert bessere Informationen und Vorschläge und Recruiter*innen treffen die Entscheidung mit Kontext. Die KI sagt: „Dieser Kandidat passt fachlich zu 85 Prozent.“ Die Recruiter*innen bringen ihr Urteilsvermögen ein: Passt die Person kulturell? Gibt es bessere alternative Stellen? Das ist dann die Zusammenarbeit von „Mensch und Maschine“ und nicht die Automatisierung des Menschen.

arbeitsblog: Was würdest du einem mittelständischen Personaldienstleister raten, der sagt: „Wir wissen, dass wir digitalisieren müssen, aber uns fehlt ein Plan“? Was wäre ein sinnvoller erster Schritt?

Markus Budde: Nicht mit einer großen Vision anfangen, sondern mit einem echten Problem. Wählt einen Schmerz aus, den ihr täglich spürt – ob langsame Response-Zeit, chaotische Daten oder administrative Überbelastung.

Dann setzt diese drei Schritte um:

1. Prozess dokumentieren: Wie läuft das wirklich ab? Nicht wie es sein soll, sondern wie es ist. Dabei seht ihr schon oft die Problempunkte.
2. Best Practice recherchieren: Wie lösen andere das? Was funktioniert? Der Industry Pulse oder das Netzwerk zeigen, was Konkurrenten machen.
3. Ein konkretes Projekt starten: Nicht ein Riesensystem, sondern eine Lösung für das eine Problem. Ein modernes ATS, ein automatisiertes Messaging-System, ein Dashboard. Klein, aber wirksam.

Nach drei bis sechs Monaten spürt ihr den ersten Erfolg. Dann könnt ihr den nächsten Schritt gehen.

Der Industry Pulse ist keine Bewertung, sondern eine Orientierung. Wer heute weiß, wo er steht, kann die nächsten Monate deutlich gezielter gestalten.

– Markus Budde

arbeitsblog: Warum lohnt es sich, an der Industry Pulse-Studie teilzunehmen – auch für Unternehmen, die sich (noch) nicht als digital stark sehen?

Markus Budde: Gerade für die Unternehmen, die noch nicht digitalisieren, ist der Industry Pulse besonders wertvoll. Er zeigt nicht, wie gut oder schlecht jemand ist, sondern wo man im Vergleich zur Branche steht. Nachholbedarf ist keine Schwäche, sondern der Ausgangspunkt für bessere Entscheidungen.

Konkret erfahrt ihr, welche Prozesse andere Unternehmen erfolgreich automatisieren, welche KI-Anwendungen tatsächlich messbaren Nutzen bringen und welche Ansätze sich als Sackgasse erwiesen haben. Das spart Zeit, Geld und vermeidet teure Umwege.

Daten aus dem Industry Pulse sind ein starkes Argument für Investitionsentscheidungen, weil sie zeigen, was Wettbewerber bereits umsetzen und welche Effekte sie erzielen. Schließlich sind Daten immer überzeugender als reine Intuition.

Kurz gesagt: Der Industry Pulse ist keine Bewertung, sondern eine Orientierung. Wer heute weiß, wo er steht, kann die nächsten Monate deutlich gezielter gestalten.

arbeitsblog: Wenn du eine These für 2026 formulieren müsstest: Welche Fähigkeit wird Personaldienstleister am stärksten unterscheiden: Technologie, Prozessdisziplin oder Führung?

Markus Budde: Meine These: Es ist die Kombination, aber wenn ich eins priorisieren müsste: Es ist Prozessdisziplin.

Technologie ist Commodity geworden. Es gibt gute Systeme für jedes Budget. Führung ist auch wichtig, aber viele Personaldienstleister haben gute Leader – die können nur mit schlechten Prozessen nicht viel anfangen.

Prozessdisziplin heißt: Klar definieren, wie wir arbeiten. Dokumentieren. Verbessern. Messen. Wer seine Prozesse versteht, sie einhält und kontinuierlich optimiert, kann Technologie richtig einsetzen. Wer das nicht tut, kauft teure Software und nutzt sie falsch.

Hier ist die entscheidende Erkenntnis für das kommende Jahr: Wer seine Daten strukturiert hat und diese konsequent mit KI kombiniert, gewinnt die Kontrolle über seine Zukunft und kann aktiv ins Handeln kommen. Daten plus KI macht den Unterschied.

Die besten Leader 2026 sind nicht diejenigen, die „wir digitalisieren jetzt“ sagen, sondern die, die sagen „Wir verstehen unsere Prozesse, wir machen jede Woche etwas besser, und die Technologie hilft uns dabei.“ Das ist die Disziplin, die man bei Digitalisierung braucht.

arbeitsblog: Vielen Dank für das Gespräch!