„Die Personalvermittlung hat mehr Potenzial, als der Markt derzeit nutzt.“

• Immer mehr Kandidat*innen verlassen sich bei der beruflichen Neuorientierung auf professionelle Personalvermittlung – ein Trend, der sich 2025 weiter verstärken wird. Das zeigt die aktuelle Studie „Barometer Personalvermittlung“, durchgeführt von index Research im Auftrag des GVP. Die 360-Grad-Branchenstudie hat 1.000 potenzielle Kandidat*innen, 370 Unternehmen und 354 Personalvermittler online befragt.
• Gleichzeitig verschärfen wirtschaftliche Unsicherheit, Kostendruck und ein wachsender Wettbewerb die Lage für viele Personaldienstleister.
• Judith Pasternak, stellvertretende Vorsitzende des Verbandsbereichs Personalvermittlung beim GVP, sieht darin jedoch vor allem eine Chance für jene, die ihre Prozesse konsequent professionalisieren. Im Interview erklärt sie, welche Faktoren über den Vermittlungserfolg entscheiden, wie sich Erwartungen von Kandidat*innen und Kundenunternehmen verändern und welche strategischen Schwerpunkte Personalvermittler*innen künftig setzen sollten.

arbeitsblog: Frau Pasternak, die diesjährige Ausgabe der Studie „Barometer Personalvermittlung“ beschreibt eine Branche zwischen Chancen und steigendem Wettbewerbsdruck. Wie nehmen Sie die aktuelle Stimmung in der Praxis wahr?

Judith Pasternak: Sehr ambivalent – genau wie es die Studie auch widerspiegelt. Auf der einen Seite sehen wir eine deutlich gestiegene Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit Personalvermittlungen – insbesondere auf Kandidatenseite. Viele, die den Job wechseln wollen, nutzen unsere Unterstützung ganz bewusst. Gleichzeitig spüren wir einen enormen Kostendruck bei den Kundenunternehmen. Und: Die Zufriedenheit mit der Qualität der Vermittlungen ist – laut Studie – gesunken. Diese Kombination erzeugt Druck auf die Branche: Die Nachfrage ist da, aber die Anforderungen steigen.

arbeitsblog: Der von Ihnen genannte Vertrauenszuwachs auf Kandidatenseite ist besonders auffällig. Warum sind heute mehr Menschen dazu bereit, auf Personalvermittlung zu setzen als noch vor wenigen Jahren?

Judith Pasternak: Kandidat*innen sehen die Personalvermittlung zunehmend als Karrierebegleitung. Den Young Professionals fehlt oft das Netzwerk und die Erfahrung für die erste oder zweite berufliche Station – da bieten wir professionelle Orientierung und Sparring. Und bei Fach- und Führungskräften spielen Verschwiegenheit und Diskretion eine große Rolle: Man kann sich aus einer festen Position heraus nicht immer offen bewerben. Außerdem sind viele attraktive Stellen gar nicht öffentlich ausgeschrieben. Personalvermittler*innen haben Zugang, führen strukturierte Auswahlverfahren durch und achten zunehmend auf Werte und Cultural-Fit, nicht nur auf Qualifikationen. Das schafft Vertrauen.

arbeitsblog: Während Kandidat*innen die Personalvermittlungsunternehmen also zunehmend als aktive Karrierepartner wahrnehmen, betrachten Unternehmen ihre Angebote oft noch als reine Dienstleistung. Wie lassen sich diese Sichtweisen zusammenbringen?

Judith Pasternak: Transparenz ist der Schlüssel. Wenn ein Kunde den Aufwand, die Zwischenschritte und die Abstimmungen nicht sieht, wirkt unser Prozess wie eine Blackbox. Dann wird nur der Output bewertet – und das führt schnell zu Unzufriedenheit. Wir müssen klar kommunizieren, welche Schritte wir gehen, welche Meilensteine es gibt, was wir im Hintergrund tun, und Feedbackprozesse verbindlich gestalten. Dann entsteht Partnerschaft statt reiner Ergebnisorientierung.

arbeitsblog: Trotz der erwähnten steigenden Nachfrage bleiben Erfolgsquoten und Besetzungsquoten jedoch hinter den Erwartungen zurück. Wo sehen Sie die wichtigsten Gründe dafür?

Judith Pasternak: Ein entscheidender Faktor ist das Mismatch zwischen Erwartungen, Profilanforderungen und tatsächlicher Auswahl. Und ja – es gibt Optimierungspotenzial im Prozess. Erfolgsquoten hängen stark von der Spezialisierung ab. Wenn man in einem Themenfeld wirklich tief drin ist, kennt man die Anforderungen einer Position, kann Kandidat*innen realistisch einschätzen und schneller belastbare Entscheidungen treffen. Wer „alles ein bisschen“ macht, wird in diesem Markt Schwierigkeiten haben.

Die aktuelle Studie zeigt außerdem, dass Kandidatenpools vielerorts nur teilweise genutzt werden. Das heißt: Die Talente sind grundsätzlich da, aber sie werden nicht systematisch angesprochen. Erfolgreich sind vor allem die Vermittlungen, die Matching als Kernkompetenz begreifen und ihre Prozesse daran ausrichten. Da entscheidet sich, ob aus Potenzial tatsächlich eine erfolgreiche Besetzung wird.

arbeitsblog: Wie wichtig ist in diesem Zusammenhang die Professionalisierung von Matching-Prozessen?

Judith Pasternak: Sie ist absolut zentral. Matching ist nicht einfach nur „Lebenslauf scannen“. Ein Beispiel: Nur weil „BWL-Studium“ im CV steht, heißt das nicht, dass jemand passt. Es macht durchaus einen Unterschied, ob jemand drei Jahre studiert hat oder zehn. Solche Nuancen entscheidet keine KI. Professionelles Matching reduziert die Gefahr vor Mismatching, sorgt für höhere Zufriedenheit auf beiden Seiten und steigert letztlich die Rentabilität des Geschäftsmodells. Ohne professionelles Matching verpufft jeder Auftrag – das ist der zentrale Hebel.

arbeitsblog: 84,6 Prozent der befragten Unternehmen sehen die Neukundengewinnung als entscheidenden Hebel. Was macht erfolgreiche Akquise im aktuellen Markt aus und wie verändern sich die Kundenerwartungen?

Judith Pasternak: Qualität vor Quantität – das ist auch die zentrale Botschaft der diesjährigen Ausgabe von „Barometer Personalvermittlung“. Kund*innen erwarten heutzutage qualifizierte Profile, passende Soft Skills und schnelle, transparente Prozesse. Klassische Cold Calls funktionieren nur noch wie ein Glückstreffer. Erfolgreiche Vermittler*innen gehen nicht mit „Profilen“ oder „CV-Paketen“ in den Markt, sondern mit Mehrwert. Unternehmen wollen Partner, die verstehen, wo die Vakanz herkommt, welche Anforderungen dahinterstecken und wie der Cultural Fit aussieht. Wer mit diesem Anspruch arbeitet, braucht natürlich ein anderes Kompetenzprofil als jemand, der nur Stellenanzeigen weiterschickt. Aber genau das entscheidet heute über die Wettbewerbsfähigkeit.

Wenn wir verbindlicher arbeiten, unsere Beratungsleistung selbstbewusst kommunizieren und branchenweite Qualitätsstandards stärker sichtbar machen, gewinnen alle: Kandidat*innen, Unternehmen – und wir als Branche.

– Judith Pasternak

arbeitsblog: Immer mehr Dienstleister erweitern ihr Portfolio um Personalvermittlung, behandeln sie aber nicht als Kerngeschäft. Welche Auswirkungen hat dieser Trend auf die Aspekte Wettbewerb, Qualität und Preisniveau?

Judith Pasternak: Kurzfristig erhöht das den Wettbewerbsdruck und das Preisniveau. Langfristig sehe ich die Herausforderung im Qualitätsunterschied. Wenn Vermittlung „nebenbei“ betrieben wird, entstehen zwangsläufig Qualitätsschwankungen. Wenn Kund*innen und Kandidat*innen dann Erfahrungen machen, die nicht immer positiv sind, verallgemeinern sie das auf die gesamte Branche. Kurzum: Wer einmal eine schlechte Vermittlung erlebt hat, ist schwer wieder zu überzeugen. Das ist gefährlich – für alle, die professionell arbeiten.

arbeitsblog: Wenn Personalvermittler 2025 gezielt wachsen wollen, wo sollten sie beginnen: beim Matching, beim Vertrieb, bei der Spezialisierung oder bei der Technologie?

Judith Pasternak: Matching, Vertrieb und Technologie gehören zusammen. Gutes Matching sorgt für erfolgreiche Besetzungen, durchdachter Vertrieb für Kundennähe – und die Spezialisierung stärkt die fachliche Kompetenz. Der Einsatz von Technologie unterstützt, ersetzt aber keine Menschen. Und vergessen wir nicht, wie wichtig die interne Qualifizierung ist. Gute Software bringt nichts, wenn niemand sie bedienen kann.

arbeitsblog: Was wäre aus Ihrer Sicht der größte Hebel, um das Potenzial der Personalvermittlung in Deutschland voll auszuschöpfen?

Judith Pasternak: Professionelles Matching, aktive Profilvermarktung und mehr Exklusivmandate. Wenn wir verbindlicher arbeiten, unsere Beratungsleistung selbstbewusst kommunizieren und branchenweite Qualitätsstandards stärker sichtbar machen, gewinnen alle: Kandidat*innen, Unternehmen – und wir als Branche.

arbeitsblog: Vielen Dank für das Gespräch!