Erfolgreicher Vertrieb beginnt vor dem Telefonat

• Wenn das Wort „Vertrieb“ fällt, denken wir sofort an Telefonate und E-Mails, an den Versand von Angeboten und das Nachhaken beim (potenziellen) Kunden. Doch wer beim Kernteil des Vertriebs erfolgreich sein will, muss schon viel früher anfangen, um sich optimal aufzustellen.
• Welche Rolle spielt der Standort des Unternehmens oder der Niederlassung? Was muss Ihr Kundenmanagement-System alles können? Wer übernimmt welche Aufgabenbereiche? Diese und weitere Fragen sollten Sie klären, bevor Sie und Ihr Team zum Hörer greifen.
• Vertriebsprofi und Gründer der Profitask GmbH Axel Walz hat sechs Tipps zusammengestellt, mit denen Sie den Grundstein für einen erfolgreichen Vertrieb legen.

Erfolgreich Kunden akquirieren und langfristig für sich gewinnen – der Vertrieb ist für jeden Personaldienstleister essenziell. Doch wovon hängt es ab, ob Sie neue Klienten an Land ziehen oder immer wieder vertröstet werden?

Klar, die beteiligten Personen spielen eine wichtige Rolle – sowohl bei Ihnen im Team als auch bei Ihren potenziellen Kunden. Und natürlich tragen auch die gewählten Vertriebskanäle ihren Teil dazu bei. Doch die Basis für den Erfolg Ihres Vertriebs können Sie bereits lange vor dem ersten Telefonat schaffen. Folgende Faktoren beeinflussen dabei den Ausgang Ihrer späteren Verhandlungen.

1. Am Anfang steht die Standortanalyse

Sie sind in Begriff, eine neue Niederlassung oder gar ein neues Unternehmen zu gründen? Bei der Standortsuche gilt es zunächst zu klären, wo der optimale Platz für Ihre Dienstleistung ist. In der Zeitarbeit empfiehlt es sich, Parameter wie die Anzahl der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten zu berücksichtigen und zu prüfen, wie hoch der Anteil der Zeitarbeit daran ist. Auch die Anzahl der Beschäftigten speziell in Ihren Wunschbranchen sowie die Anzahl der Arbeitssuchenden und Arbeitslosen in diesen Branchen spielen eine Rolle.

Als Nächstes sollten Sie unbedingt eine Wettbewerbsanalyse durchführen: Welche Konkurrenten sind bereits an Ihrem gewünschten Standort vertreten? Eine hohe Wettbewerbsdichte spricht für einen anonymen und preissensiblen Markt. Wenig Konkurrenz hingegen deutet zwar auf bessere Konditionen, aber auch auf einen fest verteilten Markt hin. Auch hier ist die Frage entscheidend: Was möchten Sie? Lieber geringere Margen und dafür einen schnelleren Aufbau oder hohe Margen, die aber mit viel Vertriebsaufwand und ggf. eher langsamen Erfolgen verbunden sind?

Alle Zahlen, die Sie für Ihre Analysen benötigen, lassen sich übrigens online recherchieren. Mittlerweile gibt es dazu auch sehr empfehlenswerte Tools, z.B. Geomapping für die Zeitarbeit.

Wenn es um die Zahl der passenden Kundenunternehmen geht, greife ich gerne auf die index Anzeigendaten zurück. Hier sehen Sie, welche Unternehmen welches Personal sucht – egal, ob online, über Printanzeigen, auf der eigenen Homepage oder über die Bundesagentur für Arbeit. Sie können nach Berufen, Branchen etc. filtern und bekommen Adressdaten, Ansprechpartner, Durchwahlnummer und Mailadresse. Optimalerweise importieren Sie die exportierten Daten direkt in ihr CRM. Jetzt haben sie nur Firmen im System, die genau das suchen, was Sie anbieten!

Meiner Meinung nach verspricht eine Mischung aus direkten und indirekten Vertriebswegen die größten Erfolgsaussichten.

– Axel Walz spricht sich für ein ausgewogenes Verhältnis, wenn es um Vertriebskanäle geht.

2. Verschiedene Vertriebswege sinnvoll nutzen

Grundsätzlich gibt es nur zwei Vertriebswege – direkte und indirekte. Direkt – wie der Name schon sagt – sind Telefon, Besuche beim Kunden, Veranstaltungen, Netzwerken, Vorträge usw. Zu den indirekten Vertriebsmöglichkeiten gehören unter anderem Newsletter, Xing, Linkedin, Facebook, Blogbeiträge etc. Meiner Meinung nach verspricht eine Mischung aus beiden die größten Erfolgsaussichten. Grundsätzlich kann man nur dann bei Ihnen kaufen, wenn man Sie kennt – also brauchen Sie Sichtbarkeit. Das wiederum bedeutet im ersten Schritt indirekte Vertriebswege.

Am Ende macht es aber bei Dienstleistungen und hohen Preisen auch immer das Vertrauen aus. Denn machen wir uns nichts vor: Im Moment der Auftragserteilung kauft der Kunde nur eine Illusion. Ob es klappt und was er letztlich bekommt, weiß er noch nicht. Solche Kaufentscheidungen sind vertrauensbasiert und benötigen daher den persönlichen Kontakt.

3. Das richtige CRM-System aussuchen

CRM steht für „Customer Relationship Management“ – und genau dieses sollte ein gutes CRM-System erleichtern. Hier gilt es in erster Linie zu klären, was Sie von Ihrem CRM erwarten und was Sie damit alles abbilden wollen. Ich erlebe immer wieder, dass „mit Kanonen auf Spatzen geschossen wird“ und das Potenzial eines CRM-Systems nicht einmal ansatzweise genutzt wird. Passiert das ungewollt, weil Sie die verfügbaren Funktionen gar nicht erst kennen, besteht dringend Nachbesserungsbedarf, denn das kann sogar Ihren Vertriebserfolg gefährden. Handelt es sich aber um Dinge, die Sie schlicht nicht brauchen, sollten Sie sich nach einer Alternative umsehen. Wenn Sie für Funktionen bezahlen, die Sie nicht benötigen, ist das Geldverschwendung. Denn in der Regel verhält es sich bei CRM-Systemen wie bei vielen anderen Dingen: Je mehr es kann, desto teurer wird es.

Aber was sollte ein CRM-System nun aus Vertriebssicht können?

• Mit dem Tool sollten Sie Ansprechpartner, Kontakt-Arten, Themen, Wiedervorlagen, Berufe, Branchen, Stati etc. hinterlegen und auswerten können. Denn nur Eingaben, die Sie auch auswerten können, sind sinnvoll. Ziel muss es sein, Abfragen starten zu können (z.B. „Gib mir alle Firmen aus PLZ-Gebiet A mit Status B, die von Monat X bis Monat Y den Beruf Z einsetzen und mit dem Wettbewerb arbeiten.“).
• Das CRM-System sollte Newsletter-kompatibel sein und Angebots- sowie Unterlagen-Tracing erlauben. Sie versenden Unterlagen per Link und werden informiert, wenn diese geöffnet werden. Sie sehen wann, wie oft, wie lange, von wem die Unterlagen eingesehen wurden.
• Sie sollten direkt aus dem System telefonieren können.
• Das Tool sollte eine App-Version haben.
• Eine Diktierversion für Einträge und Besuchsberichte sollte ebenfalls integriert sein.

Wichtig ist es, dass Sie als Chef*in den Vertriebsprozess nicht durch tagesaktuelle Probleme sprengen und ihre Mitarbeitenden rausreißen, weil noch schnell dies oder jenes gemacht werden muss. Erfolgreicher Vertrieb bedarf 200 % Konsequenz – eine Ausnahme oder Ablenkungen sind zu den festgesetzten Zeiten nicht akzeptabel.

– Für den Vertriebsexperten ist die Einhaltung von Regeln innerhalb des Teams essenziell.

4. Personal richtig organisieren

Klären Sie frühzeitig, wer in Ihrem Team den Vertrieb übernehmen soll, beziehungsweise welche Personen für welche Bereiche zuständig sind. Grundsätzlich muss man zwischen Farmern (Betreuern) und Huntern (Verkäufern) unterscheiden. Für die klassische Kaltakquise brauchen Sie auf jeden Fall einen Hunter. Wenn es um die indirekten Vertriebswege geht bzw. um das Abarbeiten von Kontakten und den Aufbau sowie das Nachhalten von Kotaktketten, empfehle ich hingegen die Farmer. Ausführliche Informationen zum Thema können Sie hier nachlesen: „So führen Personaldienstleister ihre Vertriebsteams richtig“.

5. Regeln innerhalb des Teams einhalten

Vertrieb bindet immer Kapazitäten und ist zeitintensiv. Haben Sie genug personelle Kapazitäten? Wie viel Zeit können Ihre Mitarbeitenden für den Vertrieb aufwenden? Sind sie dabei fokussiert oder lassen sie sich ablenken? Beantworten Sie sich diese Fragen, um die Grundlage für Ihre Vertriebsaktivitäten einzuschätzen.

Wichtig ist es zudem, dass Sie als Chef*in konsequent sind, den Vertriebsprozess nicht durch tagesaktuelle Probleme sprengen und ihre Mitarbeitenden rausreißen, weil noch schnell dies oder jenes gemacht werden muss. Erfolgreicher Vertrieb bedarf nämlich 200 % Konsequenz – eine Ausnahme oder Ablenkungen sind zu den festgesetzten Zeiten nicht akzeptabel. Wer einmal mit Ausnahmen beginnt, hat verloren.

Wie habe ich meine Vertriebsteams erfolgreich organisiert?

• Wir haben Teams gebildet: Mitarbeiter A macht Akquise, Mitarbeiterin B hält ihm den Rücken frei. Am nächsten Tag ist es umgekehrt.
• Wir tragen Vertriebsblöcke in den Kalender ein: 2 bis 4 Stunden, für jeden sichtbar. Niemand will etwas von diesem Teammitglied während des Vertriebsblocks – auch der Chef nicht.
• Der Mitarbeitende leitet sein Telefon auf einen Kollegen um, sein bzw. ihr Handy ist lautlos, Outlook ist offline.

Wird der Vertrieb durch fehlende Kapazitäten gefährdet oder muss eine große Datenmange in kurzer Zeit abgearbeitet werden, was die eigenen Mitarbeitenden nicht schaffen können? Holen Sie sich externe Hilfe, etwa über das professionelle Salescenter von Profitask.

6. Controlling nicht vergessen

Vorgaben und Controlling sind Themen, die viele ungern angehen – zum Teil auch, weil sie annehmen, beides sei aus der Mode. Im Vertrieb sind Vorgaben und Controlling aber unerlässlich. Grundsätzlich denke ich, muss jeder Mensch wissen, was von ihm erwartet wird, damit er sich selbst und seine Leistung einordnen kann. Überspitzt gesagt: Jeder hat ein Recht auf Vorgaben! Diese müssen realistisch sein und sich dem Entwicklungsstand des Verkäufers anpassen. Man kann auch sagen, dass die Vorgaben mit der Weiterentwicklung mitwachsen. Achten Sie allerdings darauf, wie viele Vorgaben Sie in welchen Bereichen machen – weniger ist oft mehr! Lassen Sie Ihren Mitarbeitenden auch einen gewissen Spielraum, Dinge eigenverantwortlich anzugehen.