Kosten, Liquidität, Insolvenzprävention: Worauf Personaldienstleister jetzt achten sollten

• Personaldienstleister arbeiten mit engen Margen, wachsenden gesetzlichen Anforderungen und einem Geschäftsmodell, das mit einer sauberen Kalkulation steht und fällt. 
• Trotzdem geraten immer wieder Unternehmen der Branche in wirtschaftliche Schieflage – oft, ohne dass es rechtzeitig auffällt. 
• Im Gespräch mit dem arbeitsblog erklärt David Stobbe, Geschäftsführer der payroll heroes GmbH, warum das so ist, wie sein Team Personaldienstleister mit umfassenden Backoffice- und Beratungsleistungen entlastet, und was zu tun ist, wenn die Liquidität eng wird. 

arbeitsblog: David, du beschäftigst dich viel mit den Zahlen von Personaldienstleistern. Wo entstehen die größten Probleme?

David Stobbe: Ein großes Thema ist, dass viele Unternehmer*innen aus dem Angestelltenverhältnis kommen und nie wirklich gelernt haben, Kosten und Deckungsbeiträge sauber zu kalkulieren. Man verliert schnell den Überblick über interne und externe Personalkosten. Dazu kommen Zusatzkosten wie für Fahrzeuge oder Unterkünfte. Wenn das nicht sauber abgebildet ist, weiß man am Ende des Monats gar nicht mehr genau, woran ein negatives Ergebnis gelegen hat.

arbeitsblog: Kannst du das an einem konkreten Beispiel greifbar machen?

David Stobbe: Ja, wir hatten einen Fall, bei dem der Umsatz eigentlich sehr gut aussah – und das Unternehmen trotzdem im negativen Bereich landete. Grund waren hohe interne Personalkosten und Zusatzkosten, die niemand richtig zugeordnet hatte. Als wir uns die Kostenstruktur genauer angeschaut haben, war schnell klar: Aufgaben und Personal waren einfach nicht effizient verteilt. Das kostet am Ende bares Geld, ohne dass es im Tagesgeschäft sofort auffällt.

arbeitsblog: Genau da setzt euer Backoffice-Angebot an?

David Stobbe: Richtig. Wir übernehmen für unsere Partnerunternehmen die komplette Lohnabrechnung, die Buchhaltung, das Vertragsmanagement und beraten zusätzlich bei der Optimierung der Kostenstruktur. Dazu gehört auch, Krankenstände zu analysieren oder bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu unterstützen. Kurz gesagt: Wir nehmen den Unternehmen das ab, was vom eigentlichen Kerngeschäft ablenkt.

arbeitsblog: Wie funktioniert das Partnerprogramm dahinter konkret?

David Stobbe: Interessierte können sich mit unserer Unterstützung selbständig machen, während wir zentrale Services wie Buchhaltung und Lohnabrechnung übernehmen. Das Modell ist bewusst skalierbar angelegt. Wir betreuen bereits mehrere Gesellschaften und sprechen kontinuierlich weitere Partner*innen an.

arbeitsblog: Inwiefern setzt ihr dabei auch auf digitale Prozesse?

David Stobbe: Digitale Akten und automatisierte Workflows erhöhen die Qualität und die Nachvollziehbarkeit deutlich. Das zahlt sich vor allem bei Prüfungen aus, aber auch dadurch, dass sich die Kostenstruktur flexibler an den Geschäftserfolg anpassen lässt.

arbeitsblog: Lass uns über Insolvenzprävention sprechen. Woran scheitert es meistens?

David Stobbe: Meistens fehlt es schlicht an der Kontrolle der Zahlen – und dann bleibt auch die rechtzeitige Reaktion auf Umsatzverluste aus. Ein Frühwarnsystem, das auf klaren Kennzahlen und regelmäßiger Analyse basiert, könnte viele Insolvenzen verhindern. Und ganz nebenbei stärkt so ein System auch die Kundenbindung, weil man als Partner eben genau hinschaut.

arbeitsblog: Was empfiehlst du, wenn ein Unternehmen schon in einem akuten Liquiditätsengpass steckt?

David Stobbe: Dann zählt maximale Geschwindigkeit. Maßnahmen wie Factoring helfen, kurzfristig die Löhne zu zahlen und eine Insolvenz abzuwenden. Wir können innerhalb von 48 Stunden erste Lösungen bereitstellen, um ein Unternehmen zu stabilisieren.

arbeitsblog: Und wenn es doch zur Insolvenz kommt?

David Stobbe: Auch dann gibt es Wege – zum Beispiel die Insolvenz in Eigenverwaltung. Das ist vielen Geschäftsführer*innen gar nicht bekannt. Wir unterstützen bei der Vorbereitung und Durchführung, damit Unternehmen eine echte zweite Chance bekommen.

arbeitsblog: Wie sieht die Zusammenarbeit mit eurem Team konkret aus?

David Stobbe: Aktuell unterstützen wir in unterschiedlichen Bereichen, vor allem bei Payroll, aber auch beim Recruiting und beim Buchen. Ich unterstütze bei der Implementierung und Optimierung der Prozesse. Technisch testen wir gerade die eigenständige Buchung über ein Steuerberaterprogramm, um Kosten zu sparen und flexibler zu werden. Das Ziel ist, langfristig nur noch Steuererklärungen und Jahresabschlüsse extern zu vergeben. Im Team sind die Rollen klar verteilt: Manche kümmern sich um Recruiting, andere um die Kontrolle der Zahlen, wieder andere um Lohnabrechnung und Fakturierung.

arbeitsblog: Zum Schluss noch ein Tipp für alle, die das Bauchgefühl haben, dass es grade nicht so läuft. Was sollten sie tun?

David Stobbe: Nicht abwarten, sondern sofort den Blick auf die harten Fakten lenken. Bei einem solchen Verdacht hilft nur eine schonungslose Bestandsaufnahme aller Kostenblöcke und Deckungsbeiträge. Man sollte sich in dieser Situation nicht scheuen, externe Expertise hinzuzuziehen. Je früher man Gegenmaßnahmen einleitet, desto schneller lässt sich das Ruder herumreißen.

arbeitsblog: David, vielen Dank für das offene Gespräch.

David Stobbe: Sehr gerne.

David Stobbe

David Stobbe ist geschäftsführender Gesellschafter der payroll heroes GmbH und seit 2008 in der Personaldienstleistung tätig. Er greift auf 18 Jahre Erfahrung im zvoove-Ökosystem sowie fünf Jahre Spezialisierung im Bereich Payroll zurück. Mit payroll heroes bietet er als zvoove Partner einen Managed-Payroll-Service an und unterstützt Unternehmen dabei, Backoffice-Prozesse effizient zu gestalten und betriebswirtschaftliche Risiken frühzeitig zu minimieren.