Systemintegration: Der Weg zu schnelleren und effizienteren HR-Prozessen

• In vielen Unternehmen laufen zentrale Prozesse noch immer über mehrere getrennte Systeme; das führt zu Medienbrüchen, Mehraufwand und unnötiger Komplexität.
• Integrierte Systemlandschaften können hier ansetzen und durchgängige digitale Abläufe über verschiedene Prozesse hinweg ermöglichen.
• Im Blogbeitrag erzählt Biljana Stojanovic, National Sales Managerin bei der Unique Personalservice GmbH (Deutschland), warum sie auf die Integration von zvoove und Pactos gesetzt hat und welche konkreten Vorteile sich daraus im Arbeitsalltag von Personaldienstleistern ergeben.

arbeitsblog: Frau Stojanovic, was war der ursprüngliche Auslöser für die Zusammenarbeit mit zvoove und Pactos?

Biljana Stojanovic: Der Auslöser war der klare Marktbedarf nach einer ganzheitlichen, digitalen Lösung. Ich sehe täglich, dass Kund*innen Schnelligkeit und Rechtssicherheit fordern. Die Kombination aus zvoove, dem führenden ERP-System, und Pactos, dem Experten für digitales Verwaltungsmanagement für Fremdpersonal und angrenzende Prozesse, war der logische Schritt, um den digitalen Rundumschluss in der digitalen Personaldienstleistung zu vollziehen.

arbeitsblog: Welches konkrete Problem bei Personaldienstleistern löst die Integration?

Biljana Stojanovic: Das Hauptproblem ist die Zersplitterung von Daten und Prozessen. Früher mussten Dokumente manuell erstellt, ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden. Die Integration löst dieses Ineffizienz-Dilemma: Informationen fließen nahtlos zwischen Recruiting, Disposition und Vertragsmanagement. Das minimiert Fehlerquellen und beschleunigt den Onboarding-Prozess massiv – sowohl für eigene als auch für Mitarbeitende, die von Co-Lieferanten gestellt werden.

arbeitsblog: Für welche Unternehmen ist diese Kombination besonders relevant?

Biljana Stojanovic: Die Lösung ist skalierbar und daher für Unternehmen jeder Größe relevant. Besonders profitieren Branchen mit hoher Fluktuation oder großem Volumen (z. B. Logistik, Produktion oder Pflege), da hier die administrativen Lasten ohne Automatisierung kaum noch wirtschaftlich zu bewältigen sind.

arbeitsblog: Welche Prozesse werden durch die Integration konkret vereinfacht?

Biljana Stojanovic: Bei uns war es vor allem der gesamte Vertragszyklus:

• Erstellung von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen (AÜV),
• Versand von Verträgen an Kund*innen über Pactos, inklusive rechtssicherer digitaler Signatur,
• automatisierte Ablage in der digitalen Personalakte innerhalb von zvoove,
• sowie die lückenlose Dokumentation der Belehrungen und Nachweise.

Für meine Kolleg*innen hat sich vor allem die Übermittlung von Kandidatenprofilen, Zeiten und Auswertungen vereinfacht. Durch die integrierten Systeme wird manueller Aufwand eingespart.

arbeitsblog: Können Sie ein Beispiel aus dem Alltag eines Personaldienstleisters nennen, an dem man den Vorteil merkt?

Biljana Stojanovic: Stellen Sie sich vor, eine Mitarbeiterin wird kurzfristig für einen Einsatz am nächsten Morgen benötigt. Früher musste sie extra ins Büro kommen, um den Vertrag zu unterschreiben. Oder denken Sie an eine hochqualifizierte Pflegefachkraft, die aktuell noch 400 Kilometer entfernt wohnt und erst zum Arbeitsbeginn umzieht. 

Heute können wir den Vertrag per Knopfdruck aus zvoove direkt auf das Smartphone des Mitarbeitenden senden. Die Person unterschreibt digital und die Disposition sieht in Echtzeit, dass der Einsatz rechtssicher besetzt ist. Gleichzeitig werden diese Informationen an Pactos übermittelt, um den Bedarf mit den Mitarbeitenden zu decken und die nächsten Schritte anzustoßen. Die Mitarbeitenden werden für den bevorstehenden Einsatz eingeplant und können mittels Checkliste entsprechend vorbereitet werden. Damit binden wir die Talente emotional und rechtlich sofort an das Unternehmen.

arbeitsblog: Wie verändert sich der Arbeitsalltag von Disponent*innen oder Recruiter*innen durch die Verbindung der Systeme?

Biljana Stojanovic: Der Fokus verschiebt sich weg von der „Zettelwirtschaft“ hin zur Beratung und Vermittlung. Disponent*innen gewinnen Zeit für das Wesentliche: den persönlichen Kontakt zu Kund*innen und Mitarbeitenden. Die psychologische Entlastung durch das Wissen, dass alle Fristen und Dokumente systemseitig überwacht werden, ist zudem ein enormer Faktor für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden im Innendienst.

arbeitsblog: Welche messbaren Effekte sehen Kund*innen typischerweise?

Biljana Stojanovic: Wir beobachten drei Kerneffekte:

1. Zeitersparnis: Administrative Prozesse werden deutlich beschleunigt, da Durchlaufzeiten reduziert werden.
2. Kosten: Porto-, Papier- und Archivierungskosten entfallen fast vollständig.
3. Transparenz: Der Status von Unterschriften oder Fristen kann jederzeit eingesehen werden, wodurch das Risiko von Verstößen gegen das AÜG nahezu ausgeschlossen wird.

Letztlich geht es nicht nur um die Technik, sondern darum, dass unsere Kund*innen durch diesen digitalen Vorsprung schneller am Markt agieren können als ihre Mitbewerber.

arbeitsblog: Wie aufwendig ist die Integration beider Systeme gewesen?

Biljana Stojanovic: Dank standardisierter Schnittstellen ist der Aufwand überschaubar. Es handelt sich nicht um ein monatelanges IT-Projekt, sondern um eine gezielte Implementierung. Unser Ziel ist es, unseren Kund*innen eine „Ready-to-run“-Lösung zu bieten, ohne das Tagesgeschäft zu stören.

arbeitsblog: Welche Rolle spielen Automatisierung oder KI in diesem Zusammenspiel?

Biljana Stojanovic: In unserer Rolle als Personaldienstleister ist Automatisierung das Fundament – besonders bei der Zusammenarbeit mit unseren Kund*innen. Künstliche Intelligenz wird in künftigen Upgrades die Prozesse noch weiter vereinfachen. Aktuell nutzen wir Automatisierung für Workflows, zum Beispiel für Erinnerungsmails bei fehlenden Dokumenten. In Zukunft wird KI dabei helfen, Dokumente noch intelligenter auszuwerten oder Matching-Prozesse zwischen Kandidatenprofilen und Vertragsanforderungen noch präziser zu gestalten.

arbeitsblog: Wie sehen Sie die Entwicklung der Personaldienstleistungsbranche in den nächsten Jahren?

Biljana Stojanovic: Die Branche wird noch digitaler und gleichzeitig transparenter. Der Fachkräftemangel zwingt uns dazu, Prozesse so schlank wie möglich zu halten. Wer heute nicht in eine integrierte Systemlandschaft investiert, wird langfristig bei der Geschwindigkeit im Recruiting den Anschluss verlieren.

Wer heute nicht in eine integrierte Systemlandschaft investiert, wird langfristig bei der Geschwindigkeit im Recruiting den Anschluss verlieren.

– Biljana Stojanovic 

arbeitsblog: Was würden Sie Unternehmen raten, die ihre Prozesse im Bereich externe Mitarbeitende digitalisieren wollen?

Biljana Stojanovic: Warten Sie nicht auf die „perfekte“ 100-Prozent-Lösung, sondern starten Sie dort, wo der Schmerz am größten ist – meist beim Vertragswesen. Suchen Sie sich Partner, die sich verstehen, wie zvoove und Pactos. Digitalisierung ist kein IT-Projekt, sondern eine Strategie für mehr Vertriebserfolg und bessere Kundenbindung.

Über Biljana Stojanovic 

Biljana Stojanovic ist Manager Strategic Account Development bei der Unique Personalservice GmbH und verfügt über mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung in Logistik, Personaldienstleistung und Key Account Management. In ihrer Rolle entwickelt sie strategische Kundenbeziehungen und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Personal- und Outsourcing-Strukturen effizient zu steuern und weiterzuentwickeln.

Mit Stationen in leitenden Funktionen bei einem führenden Personaldienstleister und der Unternehmensseite bringt sie umfangreiche Erfahrung im Aufbau von Kundenpartnerschaften, in der operativen Steuerung großer Accounts sowie in der Optimierung von Prozessen in der Personaldienstleistung und Logistik mit.