Unbedenklichkeitsbescheinigungen als Vertrauensbeweis im Vertrieb nutzen

• 10 Millionen Unbedenklichkeitsbescheinigungen stellen Krankenkassen jährlich aus: Warum Einsatzunternehmen so genau hinschauen – und was das für den Vertrieb bedeutet
• Trotz digitaler Schnittstelle muss jede zehnte Bescheinigung manuell nachgefasst werden: Echtes Vertrauen entsteht erst, wenn Dokumente Kunden und Interessenten proaktiv sowie ohne Aufwand bereitgestellt werden.
• Christian Marchsreiter, Gründer und CEO des IZS, zeigt im Blogbeitrag auf, wie eine automatisierte Einholung und Verteilung den Vertrieb aktiv unterstützt, Wettbewerbsvorteile sichert und den eigenen Aufwand minimiert.

10 Millionen Unbedenklichkeitsbescheinigungen stellen die Krankenkassen jedes Jahr aus – zumindest laut dem Gesetzentwurf der Bundesregierung aus dem Jahr 2022 zur digitalen Schnittstelle für deren Abruf.

Dieser Dokumententyp ist offensichtlich extrem relevant: Unternehmen weisen damit gegenüber Kunden und Interessenten nach, dass sie ihre Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß zahlen.

Aus Sicht eines Einsatzunternehmens in der Arbeitnehmerüberlassung ist das absolut verständlich, denn es haftet im Rahmen der gesetzlichen Subsidiärhaftung für nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge. Zahlt der Personaldienstleister nicht, wird das Einsatzunternehmen zur Kasse gebeten. Wer also seinen Kunden und Interessenten jeden Monat die Unbedenklichkeitsbescheinigungen aller Krankenkassen vorlegt, sendet ein klares Signal: „Wir haben nichts zu verbergen. Wir arbeiten ordentlich. Ihr könnt uns vertrauen.“

Und offenbar funktioniert das – sonst gäbe es keine 10 Millionen Bescheinigungen pro Jahr. Für den Abruf gibt es ja sogar eine Schnittstelle. Dennoch es gibt Haken – mehrere sogar.

Einholen: Manuelles Nachfassen trotz Schnittstelle

Dank einer Schnittstelle sollte das Einholen der Bescheinigungen eigentlich ganz einfach sein. In der Praxis erzeugt die Schnittstelle jedoch oft nur „Arbeitsaufträge“ für Krankenkassenmitarbeitende, die dann entscheiden, ob eine Bescheinigung ausgestellt oder abgelehnt wird (z. B. wegen eines Beitragsrückstands). Das passiert keineswegs immer zeitnah und wird mitunter übersehen. Dann heißt es, nachzufassen – per E-Mail oder Telefon bei der zuständigen Ansprechperson.

Beim IZS werden jeden Monat über 17.000 Unbedenklichkeitsbescheinigungen für Personaldienstleister abgerufen. 90 Prozent sind innerhalb weniger Tage verfügbar, beim Rest muss manuell nachgefasst werden. Das Einholen bindet also weiterhin Personal. Das ist aber nur der kleine Haken.

Der große Haken: das Verteilen

Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vorliegen zu haben, bringt Marketing und Vertrieb noch keinerlei Mehrwert. Wertvoll wird sie erst, wenn Kunden und Interessenten sie auch tatsächlich erhalten.

Und eines wollen diese sicher nicht: ihre Lieferanten jeden Monat darum bitten zu müssen. Sie möchten alle Bescheinigungen dort vorfinden, wo sie arbeiten. Und zwar unaufgefordert und jeden Monat. Solche Orte sind:

• Der E-Mail-Posteingang
• Die Website des Personaldienstleisters
• Das VMS des Kundenunternehmens

Die Verteilung ist für Marketing und Vertrieb zweifelsfrei der wertvollste Teil, verursacht aber auch den höchsten manuellen Aufwand:

• beim Versand von E-Mails an die einzelnen Kunden und Interessenten,
• beim Hochladen auf die eigene Website und
• beim Hochladen in die verschiedenen Kundensysteme und -projekte.

Dieser Prozess wiederholt sich jeden Monat und zwar für Dutzende, Hunderte oder manchmal Tausende Bescheinigungen.

Do-it-yourself vs. Auslagern

Je mehr Bescheinigungen über verschiedene Wege zu verteilen sind, desto höher ist der Aufwand. Dieser lohnt sich aber, wenn man die Dokumente gezielt als Vertrauensbeweis in Vertrieb und Marketing einsetzen will.

Wer das nicht selbst machen will, kann Einholung, Verwaltung und Verteilung auslagern. Bei der Auswahl des optimalen Dienstleisters zählt jedoch weit mehr als nur der Preis:

• Wie viel Erfahrung hat der Dienstleister in diesem Bereich? Ist es sein Kerngeschäft oder nur eine Nebenleistung?
• Wie viele Bescheinigungen verarbeitet dieser pro Monat?
• Wird manuell nachgefasst, wenn Bescheinigungen fehlen?
• Wie viele Verteilkanäle hat der Dienstleister?
  • Können die Bescheinigungen per E-Mail abonniert werden?
  • Können sie ohne separates Hochladen auf der Website des Personaldienstleisters erscheinen?
  • In wie vielen VMS-Lösungen stehen sie ohne separates Hochladen bereit?

Denn ein vermeintlich niedriger Preis entpuppt sich schnell als herausgeworfenes Geld, wenn der Dienstleister zum Beispiel keine oder nur wenige VMS-Integrationen bietet und die Daten nicht nahtlos auf der Personaldienstleister-Website bereitstellen kann. Dann gibt es keine echte Arbeitsentlastung und die Vermarktungsreichweite wird verschenkt.

Eine Besonderheit ergibt sich, wenn der Dienstleister selbst ein VMS- oder ERP-Anbieter ist. Hier lohnt sich ein genauer Blick auf die Integrationsmöglichkeiten, da Drittanbieter Daten aus Konkurrenzsystemen in der Regel nur eingeschränkt oder gar nicht einbinden. 

Fazit

Unbedenklichkeitsbescheinigungen sind ein hervorragendes Mittel, um in Marketing und Vertrieb Vertrauen zu schaffen – vorausgesetzt Kunden und Interessenten erhalten sie monatlich und unaufgefordert per E-Mail, auf der Website des Personaldienstleisters oder in den diversen VMS-Lösungen.

Der Aufwand für Einholung und Verteilung ist allerdings nicht zu unterschätzen. Wer ihn auslagern möchte, sollte die genannten Kriterien gewissenhaft prüfen. Nur dann führt die Auslagerung tatsächlich zu echter Arbeitsentlastung – und zu den zahlreichen positiven Effekten in Marketing und Vertrieb.

 

Über den Autor

Christian ist seit 2005 „Seriengründer“ im IT-Bereich und hat bereits mehrere disruptive digitale Produkte, Services und Geschäftsmodelle entwickelt, Firmen dazu gegründet und aufgebaut. 2011 wandte sich eine der größten Zeitarbeitsfirmen Deutschlands an ihn und fragte ihn, ob er eine neue Lösung zur Compliance-Dokumentation und Subsidiärhaftungsproblematik in der Zeitarbeit finden könne. Vier Wochen später gründete er das Institut für Zahlungssicherheit (IZS) und entwickelte zusammen mit namhaften, großen Zeitarbeitsfirmen die erste Produktversion, die drei Monate später live ging. Heute ist IZS Deutschlands führendes Managed-Compliance-System in der Arbeitnehmerüberlassung, das jeden Tag von über 4.000 Kundenunternehmen genutzt wird.