Vom Kandidaten zum Kunden: So gelingt Profilvertrieb in der Personaldienstleistung

• Viele erfolgreiche Personaldienstleister setzen auf Profilvertrieb. Im Interview spricht index-CEO und Branchenkenner Oliver Saul über die Vorteile und das optimale Vorgehen.
• Profilvertrieb macht Personaldienstleister weniger abhängig von eingehenden Kundenaufträgen.
• Die Mitarbeitenden in den Niederlassungen spielen bei der Umsetzung eine zentrale Rolle.
• KI kann den Profilvertrieb vereinfachen und gleichzeitig deutlich effizienter machen.

Um den eigenen Kundenstamm nachhaltig zu erweitern und das Neukundengeschäft aktiv zu steuern, setzen immer mehr Personaldienstleister auf Profilvertrieb. Statt nur eingehende Aufträge abzuarbeiten, bauen sie zunächst einen passenden Bewerberpool auf und vermitteln die Kandidaten anschließend proaktiv an personalsuchende Unternehmen. Branchenkenner und index-CEO Oliver Saul erklärt im Interview, warum sich dieses Vorgehen für Personaldienstleister gerade jetzt lohnt und worauf es in der Praxis konkret ankommt.

arbeitsblog: Herr Saul, Personaldienstleister kämpfen derzeit an vielen Fronten. Warum sollten sie jetzt auch noch vom auftragsbasierten Vertrieb auf den Profilvertrieb umsatteln?

Oliver Saul: Unternehmen treten häufig mit schwer zu besetzenden Positionen an Personaldienstleister heran. Dann beginnt in den Niederlassungen die oft aufwendige Suche nach passenden Kandidaten. Mitunter gibt es die gesuchten Profile am Markt schlichtweg nicht, sodass der Auftrag unbesetzt bleibt. Das frustriert den Kunden und schmälert die Marge der eigenen Personaldienstleistung. Beim Profilvertrieb haben die Personaldienstleister die Kandidaten bereits in der „Tasche“ und können Einsatzunternehmen mit hohem Besetzungsdruck direkt ansprechen.

arbeitsblog: Aber gibt es genügend Kandidat*innen, die sich von Personaldienstleistern vermitteln lassen möchten?

Oliver Saul: Zumindest bei der Personalvermittlung sehen wir eine steigende Offenheit. Das zeigt die Studie „Barometer Personalvermittlung 2025“, die unsere Personalmarktforschung index Research für den GVP erstellt hat: 66,4 Prozent der befragten Fachkräfte würden eine Personalvermittlung bei einem Jobwechsel nutzen. 2022 waren es noch 59,3 Prozent. Meiner Einschätzung nach sind sowohl ungelernte Arbeitskräfte als auch Fachkräfte mit speziellen Qualifikationen in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten offener gegenüber der Personaldienstleistung.

arbeitsblog: Das klingt schlüssig. Aber nicht alle Mitarbeitenden in den Niederlassungen sind geborene Vertriebler*innen. Wie gelingt es ihnen trotzdem, Kandidat*innen aus dem Bewerberpool bei passenden Einsatzunternehmen zu platzieren? 

Oliver Saul: Vertrieb kann man lernen. Die Mitarbeitenden vor Ort sollten dafür jedoch keine ellenlangen theoretischen Schulungsunterlagen durcharbeiten müssen. Sie brauchen in erster Linie einen guten Prozess und die passenden Informationen. Dann heißt es: Hörer in die Hand nehmen oder Headset aufsetzen und anfangen zu telefonieren. Im persönlichen Gespräch können die Mitarbeitenden einen Kandidaten am besten vorstellen. Gleichzeitig merken sie in Telefonaten schnell, ob beim Unternehmen Interesse an einer Zusammenarbeit besteht. Eine unpersönliche E-Mail mit angehängtem Lebenslauf geht dagegen schnell unter. Oft wird sie auch ungelesen gelöscht.

arbeitsblog: Aber trotzdem kostet Telefonakquise vielen Mitarbeitenden zunächst Überwindung. Wie können Unternehmen ihnen den Einstieg erleichtern?

Oliver Saul: Vor allem sollten sie den Aufwand für die Vorbereitung verringern. Genau dafür haben wir den index Salesdriver entwickelt. Im ersten Schritt laden die Mitarbeitenden den Lebenslauf des Kandidaten hoch. Unsere Software sucht anschließend Unternehmen mit passenden Stellenangeboten. Daraus entsteht automatisch eine Zielfirmenliste. Für jeden Akquise-Call wird anschließend ein individueller Gesprächsleitfaden erstellt. Darin stehen alle wichtigen Argumente, warum der Kandidat zur Stelle passt. Außerdem berechnet der Salesdriver die Fahrzeit von der Wohnadresse zum möglichen Einsatzort. Mitarbeitende können dadurch deutlich effektiver den Profilvertrieb durchführen. 

arbeitsblog: Was würden Sie einer Personaldienstleistungsfirma empfehlen, die morgen mit Profilvertrieb starten möchte?

Oliver Saul: Einfach anfangen. Die Zielfirmenliste und den Gesprächsleitfaden bekommen sie ja direkt vom index Salesdriver. Entscheidend ist, Profilvertrieb nicht als einmalige Aktion zu betrachten. Er muss fester Bestandteil der täglichen Vertriebsarbeit werden. Mitarbeitende sollten dafür feste Zeitfenster in ihrem Kalender blocken, in denen sie sich ausschließlich dem Profilvertrieb widmen. Gleichzeitig müssen Unternehmen ihre Ergebnisse regelmäßig auswerten: Welche Profile kommen am besten an? Welche Unternehmen sind besonders offen für eine Zusammenarbeit mit einer Personaldienstleistung? Und welche Gesprächseinstiege funktionieren? Mit diesen Erkenntnissen können sie ihren Kandidatenpool gezielt weiterentwickeln. So wird aus einzelnen Akquise-Calls Schritt für Schritt ein systematischer Vertriebsprozess.

Oliver Saul

Oliver Saul ist seit 2005 im Umfeld der Personaldienstleistung tätig. 2019 stieg er als CEO bei der index Gruppe ein, die umfassende Lösungen für Personaldienstleister entwickelt. Mit dem Vertriebssystem index Anzeigendaten unterstützt die Unternehmensgruppe Personaldienstleister bei der Akquise und bei Marktanalysen. 2023 gründete er gemeinsam mit Jürgen Grenz und Hartmut Lüerßen die index Business Innovation Consulting, die erste auf die Personaldienstleistungsbranche spezialisierte Unternehmensberatung. Sie entwickelt datenbasierte Geschäftsmodelle und Vertriebsstrategien. Darüber hinaus berät die HR-Marketing-Agentur der index Gruppe Personaldienstleister in den Bereichen Employer Branding und Personalmarketing.