Vom Tool zum Partner: Wie KI-Agenten die Personaldienstleistung verändern

• KI-Agenten wie zAIn von zvoove werden für Personaldienstleister zu Partnern, die konkrete Arbeitsschritte vorbereiten und teilweise selbstständig übernehmen.
• Zwischen Zeitersparnis und Datenschutz: KI-Agenten liefern einen echten Mehrwert, brauchen aber klare Grenzen durch menschliche Verantwortung.
• Im Interview zeigt Corinna Hammerstingl von zvoove, wie sich dadurch Prozesse, Systeme und Rollen in der Personaldienstleistung verändern.

arbeitsblog: Hallo Corinna, zAIn soll perspektivisch ganze Abläufe übernehmen können. Was bedeutet das konkret für den Arbeitsalltag in einem Personaldienstleistungsunternehmen: Welche Tätigkeiten werden sich durch KI-Agenten am stärksten verändern?

Corinna Hammerstingl: Am stärksten verändern sich die Tätigkeiten, die heute reine Fleißarbeit sind: Lebensläufe und offene Stellen manuell abgleichen, Fristen im Blick behalten, Verträge und Dokumente zusammenstellen und prüfen. zAIn übernimmt diese Schritte zunehmend selbst und liefert bereits vorbereitete Vorschläge statt roher Informationen. In ersten Kundenprojekten sehen wir bei solchen dokumentenbasierten Prozessen Zeitersparnisse von bis zu 75 Prozent als Richtwert. Für den Arbeitsalltag heißt das: weniger Suchen, Eintippen und Nachfassen, mehr Prüfen, Entscheiden und das Gespräch mit Kunden und Mitarbeitenden. Genau die Tätigkeiten also, die den Job in der Personaldienstleistung eigentlich ausmachen und die bisher oft zu kurz kommen.

arbeitsblog: Wo verläuft für dich die Grenze zwischen sinnvoller Automatisierung und Entscheidungen, die weiterhin bewusst beim Menschen bleiben sollten?

Corinna Hammerstingl: Die Grenze verläuft für mich dort, wo eine Entscheidung Konsequenzen für einen Menschen hat, die nicht einfach rückgängig zu machen sind, oder wo Fairness und persönliche Passung eine Rolle spielen. Welche Kandidat*innen für eine Stelle vorgeschlagen werden, kann und soll die KI mitgestalten. Wer tatsächlich eingestellt wird oder welche Konsequenz ein Verstoß hat, bleibt eine bewusste menschliche Entscheidung. Als Richtschnur nehmen wir: Ist ein Schritt gut dokumentiert, reversibel und mit geringem Risiko verbunden, kann zAIn ihn zunehmend eigenständig übernehmen. Ist er folgenreich oder schwer umkehrbar, bereitet die KI die Entscheidung vor, trifft sie aber nicht.

arbeitsblog: Heute weist zAIn beispielsweise auf Fristen oder unbesetzte Stellen hin und schlägt passende Mitarbeitende vor. Ihr sagt, dass er perspektivisch zu einem „Partner“ wird. Was ist der nächste konkrete Schritt auf dem Weg zum Partner?

Corinna Hammerstingl: Heute weist zAIn auf Fristen und unbesetzte Stellen hin und schlägt passende Mitarbeitende vor, der Mensch handelt dann. Der nächste Schritt ist, dass zAIn die Aktion nicht nur vorschlägt, sondern bereits vorbereitet, etwa eine Vertragsverlängerung oder eine Bewerberansprache, sodass sie von den Recruitern oder Disponenten nur noch bestätigt werden muss. Vom Hinweisen geht es also zum Vorbereiten mit kurzer Rückfrage. Perspektivisch übernimmt zAIn für klar definierte, wiederkehrende und risikoarme Schritte auch die eigenständige Ausführung, immer nachvollziehbar protokolliert. Das ist für mich der Unterschied zwischen einem Werkzeug, das man bedient, und einem Partner, der Teilschritte eigenverantwortlich übernimmt.

arbeitsblog: Ihr sprecht davon, dass das „System of Record“ zum „System of Action“ wird. Was genau steckt dahinter?

Corinna Hammerstingl: Ein klassisches System of Record speichert Daten zuverlässig: Verträge, Arbeitszeiten, Bewerberprofile, Compliance-Vermerke. Es ist die verlässliche Wahrheit, auf die sich alle nachgelagerten Prozesse stützen können, bei uns ist das zvoove One. Ein System of Action geht einen Schritt weiter: Es wartet nicht darauf, dass jemand die Daten abruft und interpretiert, sondern erkennt selbst Muster und leitet daraus Vorschläge oder Handlungen ab, genau das macht zAIn. Der Übergang gelingt aber nur, wenn die Datenbasis stimmt, ohne verlässliches Record keine verlässliche Action. Für unsere Kunden bedeutet das: Aus Software, die bedient werden muss, wird zunehmend ein System, das mitarbeitet.

arbeitsblog: Personaldienstleister arbeiten mit besonders sensiblen Mitarbeiter- und Bewerberdaten. Welche zusätzlichen Anforderungen entstehen an Datenschutz und Datensicherheit, wenn KI nicht mehr nur Informationen liefert, sondern zunehmend selbst mit diesen Daten arbeitet?

Corinna Hammerstingl: Deutlich mehr als bisher. Solange KI nur Informationen anzeigt, ist Datenschutz vor allem eine Frage von Zugriffsrechten. Sobald sie selbst mit den Daten arbeitet und Handlungen anstößt, braucht es zusätzlich eine klare Zweckbindung, was darf ein Agent mit welchen Daten überhaupt tun, feingranulare Rollen- und Rechtekonzepte je Mandant und ein lückenloses Protokoll jeder automatisierten Aktion, damit jederzeit nachvollziehbar ist, warum etwas passiert ist. Datenminimierung gilt für Agenten genauso wie für Menschen: Ein Agent bekommt nur Zugriff auf das, was er für seine konkrete Aufgabe wirklich braucht, nicht mehr.

arbeitsblog: KI verspricht Zeitgewinn. In der Praxis kann neue Technologie aber zunächst auch zusätzlichen Aufwand verursachen. Was müssen Unternehmen organisatorisch und kulturell mitbringen, damit aus einem KI-Agenten tatsächlich eine Entlastung wird?

Corinna Hammerstingl: Zunächst braucht es eine solide Datenbasis, das System of Record muss stimmen, sonst produziert auch die beste KI nur schnellere Fehler. Dann braucht es Vertrauen, und Vertrauen entsteht durch Transparenz: Nutzer*innen müssen verstehen, warum zAIn etwas vorschlägt, nicht nur, dass er es tut. Organisatorisch empfehlen wir, mit einem klar begrenzten Anwendungsfall zu starten, Erfahrungen zu sammeln und erst dann zu skalieren, statt alles gleichzeitig umzustellen. Und kulturell verändern sich Rollen: Wer bisher vor allem Daten gepflegt hat, prüft und entscheidet künftig mehr. Das braucht Weiterbildung und die Bereitschaft, Erfolg nicht nur an Zeitersparnis zu messen, sondern auch an Ergebnisqualität, etwa an der Marge.

arbeitsblog: Wenn wir fünf Jahre nach vorne schauen: Welche Rolle spielen klassische Softwareoberflächen dann noch, und welche Fähigkeiten brauchen Recruiter*innen, Disponent*innen oder Personalberater*innen in dieser Zukunft, wenn KI-Agenten immer mehr Aufgaben im Hintergrund übernehmen?

Corinna Hammerstingl: Klassische Softwareoberflächen werden nicht verschwinden, aber sie werden schlanker und dienen weniger der Dateneingabe als dem Überblick, ein Cockpit statt einer Werkbank. Ein großer Teil der eigentlichen Arbeit läuft dann im Hintergrund über Agenten wie zAIn. Für Recruiter*innen, Disponent*innen und Personalberater*innen bedeutet das einen Fähigkeitswandel: weniger Routine in der Bedienung von Systemen, mehr Urteilsvermögen, also KI-Vorschläge einordnen, hinterfragen und bei Ausnahmen richtig entscheiden können. Und mehr Zeit und Aufmerksamkeit für das, was Technik nicht ersetzen kann: das persönliche Gespräch mit Kund*innen und Mitarbeitenden.