„In keiner Branche ist die Rechnungsstellung so verzwickt wie in der Zeitarbeit“

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  • Claudio Gomes, einer der Gründer der Profitask GmbH, beobachtet: In keiner anderen Branche sind Abrechnung und Rechnungsstellung so verzwickt wie in der Zeitarbeit. Personalsachbearbeiter müssen dafür teils sogar juristisches Fachwissen besitzen
  • Besonders heikel: Bereits vermeintlich kleine Fehler können gravierende Folgen nach sich ziehen – und im schlimmsten Fall die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung kosten
  • Besonders kleine und mittlere Personaldienstleister sind daher gut beraten, das gesamte Abrechnungspaket oder Teilbereiche davon im Rahmen von Business Project Outsourcing (BPO) an Dienstleister wie das Profitask Admin Center auszulagern

Fokussierung ist eine Erfolgsformel, deren Umsetzung sich in der Personaldienstleistungsbranche zuweilen schwierig gestaltet. Häufig sind die Aufgaben und Anforderungen in diesem Bereich schlicht zu komplex. So ist längst nicht jedes Zeitarbeitsunternehmen groß genug, um für jedes erdenkliche Spezialthemen die passenden Mitarbeiter einstellen zu können. Erschwerend kommt hinzu: Die Erfordernisse und der Arbeitsaufwand durch gesetzliche und tarifvertragliche Änderungen sind enorm gestiegen. Gleichzeitig führen ein erhöhter Kostendruck und seit Jahren sinkende Margen zu einer deutlichen Reduzierung der internen Kosten- und Mitarbeiterstruktur.

Claudio Gomes warnt:
Falsche Lohnabrechnungen gefährden die Reputation auf dem Bewerber- und Kandidatenmarkt, fehlerhafte Rechnungen belasten die Kundenbeziehung oder die eigene Existenz. Kommt beides zusammen, kann das die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung kosten – was für Personaldienstleister das Aus bedeutet!

Zeitarbeit: In keiner anderen Branche ist die Abrechnung so verzwickt
Lassen Sie uns ganz konkret einen Blick auf den Bereich der administrativen Tätigkeiten und Vorgaben werfen: In keiner mir bekannten Branche sind Abrechnung und Rechnungsstellung auch nur annähernd so verzwickt wie in der Zeitarbeit. Höchstüberlassungsdauer, Branchenzuschläge, Durchschnittsberechnung, tarifliche Regelungen und Equal Pay verlangen vom Personalsachbearbeiter breites, zum Teil gar juristisches, Fachwissen. Bereits vermeintlich kleine Fehler können gravierende Folgen nach sich ziehen: Falsche Lohnabrechnungen gefährden die Reputation auf dem Bewerber- und Kandidatenmarkt, fehlerhafte Rechnungen belasten die Kundenbeziehung oder die eigene Existenz. Kommt beides zusammen, kann das die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung kosten – was für Personaldienstleister das Aus bedeutet!

Während die wenigen großen Personaldienstleister derlei komplexe Sachverhalte an interne Servicecenter auslagern, müssen sich mittlere und kleine Betriebe in bedrohliche Abhängigkeiten begeben. Denn: Die Zahl der Disponenten, die das gesamte Spektrum im Blick haben, ist überschaubar. Fällt ein solcher Mitarbeiter für längere Zeit aus oder – noch schlimmer – verlässt das Unternehmen, führt das zwangsläufig zu Verzögerungen und rechtlichen Stolperfallen. Meist reicht es bereits, wenn einer dieser Mitarbeiter im Urlaub ist. Die Maschine läuft im Nu unrund.

Abrechnung stückweise auslagern
In solchen Fällen kann es hilfreich sein, einzelne Bereiche oder gleich das gesamte Abrechnungspaket an Dienstleister wie das Profitask Admin Center auszulagern, die mit der Materie bestens vertraut sind. Der Gesamtabrechnungsprozess lässt sich dabei individuell in kleine Bausteine zerlegen und wird über Fernzugriff direkt auf den CRM- und Abrechnungssystemen des Personaldienstleisters abgewickelt. Zu den Bausteinen gehören beispielsweise:

  • Vor- und Nachbereitung der Lohnabrechnung
  • Erfassung von Abrechnungsdaten
  • Faktura
  • Schriftverkehr und Terminüberwachung
  • Sozialversicherung und Lohnsteuer
  • Lohnlauf und Monatsabschluss
  • Lohnabrechnung
  • Krankenkassen und Finanzamt
  • Aktenverwaltung
  • Abwicklung von Austritten
  • Bescheinigungswesen
  • Jahreswechselarbeiten
  • Unterstützung bei Betriebsprüfungen

Fazit

Dank dieser Aufgliederung können Personaldienstleister eine fundierte und sichere Entscheidung darüber treffen, welche Teilaufgaben sie im eigenen Haus behalten und welche sie auslagern möchten. Das sorgt in den Bereichen, in denen das Know-how fehlt, für Sicherheit – und spart dort, wo es vorhanden ist, eine Menge Kosten ein.


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Claudio Gomes ist Geschäftsführender Gesellschafter der Profitask GmbH seit 2017 und hat zuvor zwölf Jahre ein mittelständisches Zeitarbeitsunternehmen mit über 30 Niederlassungen als operativer Geschäftsführer geleitet. Insgesamt verfügt er über 25 Jahre Expertise in sämtlichen operativen, kaufmännischen und rechtlichen Themen der Zeitarbeitsbranche.

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