Pflicht zu elektronischen Entgeltunterlagen ab 2027: Wie Unternehmen jetzt handeln sollten

• Ab 2027 müssen Entgeltunterlagen digital vorliegen. Die Pflicht betrifft alle Unternehmen, die Sozialversicherungsbeiträge abführen und damit von der Deutschen Rentenversicherung geprüft werden können.
• Wer bei einer Betriebsprüfung keine strukturierten, maschinell auswertbaren und revisionssicheren Unterlagen bereitstellen kann, riskiert Beitragsschätzungen und Bußgelder. 
• Für Personaldienstleister wird die digitale Lohnakte damit zu einem zentralen Baustein.

Die Pflicht zur digitalen Entgeltunterlage kommt nicht überraschend. Seit Jahren arbeitet die Deutsche Rentenversicherung daran, Betriebsprüfungen stärker zu digitalisieren und papierbasierte Nachweise Schritt für Schritt zu ersetzen. Ab dem 1. Januar 2027 wird sie verbindlich: Entgeltunterlagen müssen elektronisch und revisionssicher geführt und für Prüfungen entsprechend bereitgestellt werden.

Die Grundlage dafür wurde bereits 2020 mit dem Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch Siebten (7. SGB IV-ÄndG) geschaffen. Damit wurde festgelegt, dass die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP, komplett digitalisiert wird. Seit Anfang 2022 gilt diese Pflicht bereits für zahlreiche begleitende Unterlagen rund um die Sozialversicherung, etwa A1-Bescheinigungen, Immatrikulationsbescheinigungen oder Nachweise zur Elterneigenschaft. Bis Ende 2026 konnten sich Unternehmen davon noch formlos befreien lassen. Diese Möglichkeit läuft 2027 jedoch aus. Für Unternehmen bedeutet das: Die bloße Digitalisierung einzelner Dokumente reicht künftig nicht mehr aus. Unterlagen müssen vollständig, nachvollziehbar und maschinell auswertbar vorliegen.

Stichwort Dokumentation 

Gerade für Personaldienstleister ist diese Entwicklung relevant. Die Branche ist durch wechselnde Einsätze, flexible Arbeitszeitmodelle und hohe Fluktuation geprägt. Entsprechend groß ist das Dokumentenaufkommen. Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen, Bescheinigungen, Krankmeldungen, Nachweise zur Versicherungsfreiheit oder Aufenthaltsdokumente müssen nicht nur vorhanden, sondern im richtigen Zusammenhang auffindbar sein.

Hier liegt der entscheidende Unterschied zur bisherigen Praxis. Eine PDF-Datei in einem Ordner ist noch keine elektronische Entgeltunterlage im Sinne einer prüffähigen digitalen Struktur. Auch eine Ablage in E-Mail-Postfächern, Scan-Verzeichnissen oder allgemeinen Dokumentenmanagementsystemen schafft nicht automatisch die Ordnung, die bei einer Betriebsprüfung erwartet wird. Künftig zählt nicht allein, dass ein Dokument digital existiert, sondern es muss dem richtigen Mitarbeitenden, dem passenden Abrechnungszeitraum und dem jeweiligen Sachverhalt eindeutig zugeordnet sein.

Was sich konkret ändert

Die gesetzliche Grundlage ergibt sich aus § 28f Abs. 1 SGB IV in Verbindung mit § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung. Danach müssen Arbeitgeber Entgeltunterlagen so führen, dass sie für die Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung elektronisch genutzt werden können. Relevante Dokumente müssen geordnet, lückenlos und revisionssicher gespeichert werden. Eine rückwirkende Digitalisierung alter Bestände ist nach derzeitigem Stand nicht notwendig. Das Gesetz betrifft lediglich neue Dokumente und Vorgänge, die ab dem 1. Januar 2027 entstehen. Genau darin liegt jedoch auch die Herausforderung: Wer erst zum Stichtag beginnt, muss laufende Prozesse unter Zeitdruck umstellen.

Warum die Umstellung nicht warten sollte

Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung finden regelmäßig statt. Dabei wird künftig erwartet, dass prüfungsrelevante Entgeltunterlagen digital und strukturiert bereitgestellt werden können. Fehlen Nachweise oder sind sie nicht eindeutig zuordenbar, entsteht schnell ein Risiko, das über reine Formalitäten hinausgeht. Auch unvollständige oder nicht verwertbare Unterlagen können dazu führen, dass Beiträge von der Prüfstelle geschätzt werden. Daraus entstehen im Zweifel Nachzahlungen, die vermeidbar gewesen wären. 

Hinzu kommen mögliche Bußgelder bei Verstößen gegen Aufzeichnungspflichten. Für HR- und Abrechnungsteams bedeutet eine unzureichende Vorbereitung außerdem erheblichen Mehraufwand: Dokumente müssen gesucht, nachträglich sortiert, zugeordnet oder während der laufenden Prüfung rekonstruiert werden. In der Personaldienstleistung lässt sich Ordnung nicht nachträglich herstellen, ohne Ressourcen zu binden. Täglich beginnen neue Einsätze, Unterlagen gehen ein und Abrechnungsdaten werden verarbeitet. 

zvoove Documents: Grundlage für digitale Prozesse

Die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen sollte deshalb nicht als isolierte Gesetzesänderung verstanden werden. Sie ist ein Anlass, bestehende Abläufe grundsätzlich zu überprüfen und anzupassen. Genau hier setzt zvoove Documents an.

Als Dokumentenmanagementlösung für die Personaldienstleistung unterstützt zvoove Documents dabei, Unterlagen digital, strukturiert und revisionssicher zu verwalten. Dokumente werden abgelegt und dem passenden Datensatz zugeordnet – etwa der richtigen Personalnummer und der jeweiligen Dokumentenart. Dadurch entsteht eine digitale Ordnung, die im Tagesgeschäft entlastet und im Prüfungsfall belastbar ist.

Zugleich lassen sich sensible Entgeltdaten geschützt verwalten. Das ist gerade dort entscheidend, wo viele personenbezogene Unterlagen verarbeitet werden und Zugriff, Nachvollziehbarkeit und Datenschutz ineinandergreifen müssen. Für Personaldienstleister entsteht damit nicht nur Sicherheit mit Blick auf die Anforderungen der Beitragsverfahrensverordnung (BVV), sondern auch mehr Transparenz im Dokumentenmanagement.

Fazit

Die neue BVV-Regelung lässt wenig Spielraum für Aufschub. Unternehmen, die ihre Prozesse erst kurz vor Ablauf der Übergangsfrist anpassen, riskieren unnötigen Mehraufwand und Verluste. Wer dagegen frühzeitig handelt, kann die Umstellung nutzen, um gewachsene Ablagestrukturen zu verbessern und HR-Prozesse dauerhaft schlanker aufzustellen.

Für die Personaldienstleistungsbranche gilt das in besonderem Maße. Die Branche lebt von Geschwindigkeit und Verlässlichkeit. Beides setzt voraus, dass Dokumente nicht nur vorhanden sind, sondern im richtigen Moment verfügbar, prüfbar und eindeutig zugeordnet werden können.

Am Ende geht es daher nicht allein darum, eine gesetzliche Vorgabe zu erfüllen. Es geht darum, die eigene Organisation auf eine Prüf- und Arbeitswelt vorzubereiten, in der digitale Nachweise zum Normalfall werden. Wer jetzt die passende Struktur schafft, reduziert Risiken, entlastet Teams und geht der nächsten Betriebsprüfung deutlich gelassener entgegen.