Elektronische Rechnung: Formate und Besonderheiten im Überblick

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  • Elektronische Rechnungsformate: ZUGFeRD oder XRechnung? Wo liegen die Unterschiede? Sven Humburger, Leiter Vertrieb und Kundenbetreuung bei der S&U Software GmbH, stellt die Formate im Detail vor.
  • Welche Vorteile hat die elektronische Rechnung für Ihr Unternehmen?
  • Wie können Sie die elektronische Rechnung umsetzen?

Rechnungen werden aktuell immer noch hauptsächlich per Post oder E-Mail versendet. Der Empfänger der Rechnung muss sie manuell in seinem System erfassen, um sie verbuchen sowie dem Leistungserbringer den Betrag überweisen zu können.

An dieser Stelle kommt die elektronische Rechnung ins Spiel. Geringere Kosten, Zeitersparnis und beschleunigte Begleichung gehören zu den Hauptvorteilen.

Mit dem 2011 beschlossenen Steuervereinfachungsgesetz wurde der Grundstein für eine moderne und elektronische Rechnungsstellung gelegt, indem Papier- und elektronische Rechnungen für gleichwertig erklärt wurden. Um eine digitale Rechnung handelt es sich dann, wenn diese in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.

Wann ist eine E-Rechnung rechtskonform?

Dem Gesetz nach ist eine E-Rechnung rechtskonform, wenn sie die allgemein gültigen Voraussetzungen aus § 14 Abs. 4 UStG erfüllt. Hierzu gehört etwa, dass die Identität des Rechnungsausstellers für den Rechnungsempfänger klar erkennbar sein muss. Zudem müssen die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein.

Seit dem 27. November 2020 akzeptiert der Bund nur noch elektronische Rechnungen, nachdem die Europäische Union mit ihrer Richtlinie 2014/55/EU das Ziel verfolgt, die Papierrechnung in der EU abzuschaffen. In Deutschland werden die Vorgaben der Richtlinie mit dem E-Rechnungsgesetz in nationales Recht umgesetzt.

Es gibt derzeit zwei Formate für elektronische Rechnungen: ZUGFeRD sowie XRechnung.

Die ZUGFeRD-Rechnung

Die ZUGFeRD-Rechnung (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wird vom namensgebenden Forum herausgegeben. Das branchenübergreifende Datenformat wurde mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) entwickelt.

Gesetzlich basiert die aktuelle ZUGFeRD-Rechnung 2.1.1 auf der Richtlinie 2014/55/EU und auf der Norm DIN EN 16931. Dem ZUGFeRD-Format liegen der vom internationalen Normungsgremium (UN/CEFACT) entwickelte Standard „Cross Industry Invoice“ (CII) und die „Message User Guides“ (MUG) des CEN zugrunde. Damit ist die Voraussetzung für die Etablierung von ZUGFeRD als einheitliches europäisches Format schon heute gegeben.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Eine Rechnung besteht aus dem für Menschen lesbaren PDF-Format sowie aus dem für Maschinen lesbaren XML-Format. Inhaltlich unterscheiden sich die Datentypen nicht. Die XML-Datei ist im PDF eingebettet, sodass beim Versand immer beide Dateitypen gleichzeitig verschickt werden.

Vorteile des ZUGFeRD-Formats

  • Rechnungen können elektronisch erstellt und direkt übermittelt werden
  • Kann beim Rechnungsempfänger eingelesen werden und fördert somit die schnellere Zahlung
  • ZUGFeRD ist ein medienbruchfreies Datenformat und soll langfristig die bisher übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) ersetzen
  • Reduziert Kosten für Papier und in der manuellen Bearbeitung der Rechnungsstellung
  • Spart beim herkömmlichen Versand anfallende Wege sowie Porto-Kosten
  • Schafft Platz in Aktenschränken und fördert die elektronische Archivierung

Die XRechnung

Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes Rechnungsformat ohne bildhafte Darstellung der Rechnungsdaten. Die XRechnung ist das Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund (oder den Bundesbehörden). Sie basiert ebenfalls auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16931 und erfüllt alle Voraussetzungen für eine Rechnungsstellung, wie sie seit November 2020 gültige Verordnung vorgibt. Nach vorheriger Registrierung durch den Nutzer kann dieser die XRechnung über eine zentrale Rechnungseingangsplattform (Webservice) eingereichen.

Neben der einfachen Handhabung bietet die Plattform einen weiteren wichtigen Vorteil: Eingereichte Rechnungen werden automatisch auf Fehler geprüft und im Bedarfsfall erhält das einreichende Unternehmen eine entsprechende Rückmeldung. So kann schnell reagiert werden und der Fehler im Dokument behoben werden. Lange Wartezeiten bis zum Eingang des Rechnungsbetrages werden so vermieden.

Vorteile des XRechnung-Formats

  • Ermöglicht digitalen und papierlosen Prozess für die Rechnungsstellung
  • Manuelle Aufwände auf beiden Seiten werden reduziert
  • Durchlaufzeiten in der Rechnungsabwicklung werden verkürzt
  • Dank schnellerer Rechnungsstellung werden Rechnungen schneller beglichen
  • Porto- sowie Papierkosten fallen weg
Sven Humburger zu den Einsatzbereichen der beiden E-Rechnungsformate:
Während das ZUGFeRD-Format besonders für die digitale Rechnungsabwicklung zwischen Unternehmen zu empfehlen ist, wird die XRechnung für die Zusammenarbeit mit Behörden und Verwaltungsorganen angewendet.

Wie Sie die elektronische Rechnung umsetzen können

Prüfen Sie zunächst, ob die Software, die Sie benutzen, die elektronische Rechnung in der Fakturierung umsetzen kann. Sollte das nicht der Fall sein, so gibt es verschiedene Anbieter, über die eine elektronische Rechnung erstellt werden kann. Sie finden diese im Forum elektronische Rechnung Deutschland.

Aufbewahrungspflicht

Elektronische Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 14b Abs. 1 des UStG. Wie bei Papierrechnungen beträgt diese Frist zehn Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums müssen die elektronischen Rechnungen jederzeit zugänglich sein und in einem lesbaren Format vorliegen. Es ist deshalb ratsam, gängige Standarddateiformate zu verwenden. Die Rechnungen müssen zudem in ihrem ursprünglichen Format elektronisch und revisionssicher archiviert werden.

 

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Sven Humburger

Sven Humburger ist Leiter Vertrieb und Kundenbetreuung bei der S&U Software GmbH. Nach 20 Jahren in der Zeitarbeit als Sachbearbeiter, Disponent und Niederlassungsleiter hat er die Seite gewechselt und ist seit 2018 für die Anwender aus den Zeitarbeitsfirmen sowohl softwaretechnisch als auch fachlich der kompetente Ansprechpartner.

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