Interne Revision vom Schreibtisch aus

#28
praxis_digital
Geometrische Figuren auf blauem Hintergrund
  • In puncto Digitalisierung hat der Personaldienstleister ZAQUENSIS zunächst mit den Eingangsrechnungen angefangen – und den Prozess dann sukzessive auch auf die internen wie externen Personalakten ausgeweitet
  • Als Digitalisierungspartner setzte das Zeitarbeitsunternehmen auf tutum. Begründung: Der Nürnberger Komplettanbieter für Software-Lösungen hatte bereits Projekte mit der von ZAQUENSIS genutzten Finanzbuchhaltungssoftware Addison realisiert
  • Drei Jahre nach dem „Ja“ zur Digitalisierung geben sich ZAQUENSIS-CFO Lars Ackmann und Prokurist und Business Development Manager Torsten Johnen im arbeitsblog-Interview überzeugt, dass sich der Mut ausgezahlt hat

Beim Personaldienstleister ZAQUENSIS organisieren 300 Mitarbeiter in 56 Servicecentern den Einsatz von 4.500 Zeitarbeitnehmern, die Kundenunternehmen in den unterschiedlichsten Bereichen – von der Industrie über den medizinischen Bereich bis hin zum öffentlichen Dienst – unterstützen. Angesichts dieser Dimensionen sämtliche administrativen Prozesse auf analogem Wege im Blick zu behalten: eine Mammutaufgabe, die dem Prokuristen und Business Development Manager Torsten Johnen allein für die Revision der internen Personalakten rund 100 Tage an Dienstreisen pro Jahr abverlangte. „Das muss effizienter werden“, beschloss ZAQUENSIS-Finanzchef Lars Ackmann und nahm vor drei Jahren Kontakt zu den Digitalisierungsspezialisten von tutum auf. Zunächst ging es darum, Eingangsrechnungen zu digitalisieren. Inzwischen arbeitet ZAQUENSIS auch mit der Digitalen Personalakte – sehr zur Freude der Mitarbeiter, die jetzt mehr Zeit für die Betreuung der Kunden und die Umsetzung anderer Projekte haben. Im Interview mit dem arbeitsblog erzählen Lars Ackmann und Torsten Johnen, wie die Umstellung von analog zu digital konkret abgelaufen ist.

arbeitsblog: Herr Ackmann, bei ZAQUENSIS begannen Sie vor rund drei Jahren zunächst damit, die Eingangsrechnungen zu digitalisieren. Hatten Sie damals schon eine weitergehende Digitalisierung Ihres Workflows im Sinn?

Ackmann: Ja, das hatten wir. Unser Ziel war es, zuerst Erfahrungen mit der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung zu sammeln und uns dann an die Digitale Personalakte zu wagen.

arbeitsblog: Haben Sie die Digitalisierung der Rechnungen zeitgleich in allen Servicecentern eingeleitet?

Ackmann: Nein, wir entschieden uns für ein schrittweises Vorgehen und haben mit zwei Servicecentern begonnen, die wir gut vor Ort unterstützen konnten. Von den dort gewonnenen Erfahrungswerten haben wir dann bei der Implementierung an den weiteren Standorten sehr profitiert.

arbeitsblog: Herr Johnen, nach den Rechnungen haben Sie sich an die Digitalisierung der Personalakten gewagt. Wie sind Sie dabei vorgegangen?

Johnen: Um möglichst vollständige Akten von allen aktuell beschäftigten Arbeitnehmern im System zu haben, haben wir bei der Umstellung auf die Digitale Personalakte alle Unterlagen rückwirkend bis zum Stichtag 1. Januar 2019 eingescannt. Mit tutum kommt es auch bei Zeitarbeitnehmern, die mehrfach bei uns ein- und wieder aussteigen oder die nur für ein kurzfristiges Projekt eingestellt werden, nicht zu Verwechslungen zwischen den Einsätzen. Denn das System vergibt automatisch jedes Mal eine neue Personalnummer.

Torsten Johnen macht die interne Revision vom Schreibtisch aus:
Das zeitnahe Scannen ist den Kolleginnen und Kollegen vor Ort längst in Fleisch und Blut übergegangen ist. So kann ich auch meine Stichproben kurzfristig im System durchführen. Heute muss keiner mehr eine Aufräumaktion starten, weil ich zu Besuch komme.

arbeitsblog: Haben Sie auch die Personalakten der internen Mitarbeiter digitalisiert?

Johnen: Ja, aber nachdem wir die Personalakten der Zeitarbeitnehmer bereits digitalisiert hatten, lief die Digitalisierung der Personalakten unserer Mitarbeiter problemlos. Eine kurze Einweisung der HR-Abteilung hat genügt und dann stand der Prozess. Der Personalbereich ist über eine separate Berechtigungsstruktur organisiert und nutzt eigene Formulare und Belegarten.

arbeitsblog: Und jetzt führen Sie die interne Revision in sämtlichen Niederlassungen von Ihrem Schreibtisch aus durch?

Johnen: Richtig. Das zeitnahe Scannen ist den Kolleginnen und Kollegen vor Ort längst in Fleisch und Blut übergegangen ist. So kann ich auch meine Stichproben kurzfristig im System durchführen. Heute muss keiner mehr eine Aufräumaktion starten, weil ich zu Besuch komme.

arbeitsblog: In Summe ist eine Digitalisierung der administrativen Prozesse eine gewaltige Umstellung. Nach welchen Kriterien haben Sie den Partner dafür ausgewählt?

Ackmann: Wir nutzen seit zehn Jahren die Finanzbuchhaltungssoftware Addison, mit der tutum bereits Projekte erfolgreich realisiert hatte. Es war ein gutes Gefühl zu wissen, dass tutum als Vertriebspartner von DocuWare und JobRouter die Schnittstelle in Richtung Addison und LANDWEHR L1 würde bedienen können. Deshalb haben wir uns für Florian Körber und sein Team entschieden.

arbeitsblog: Inzwischen arbeiten Sie seit einigen Monaten auf digitale Weise – sind Sie froh darüber, den Schritt gewagt zu haben?

Ackmann: Absolut, die Ablage und das Suchen hat früher viel Zeit in Anspruch genommen, das fällt jetzt weg. Diese Zeitersparnis ist für mich der größte Benefit.

Johnen: Das kann ich so nur unterschreiben. Gerade die digitale Personalakte ist heute Standard. Wenn Qualität der Maßstab ist, ergeben analoge Methoden keinen Sinn mehr.


Ihnen hat der Beitrag gefallen? Wir haben mehr davon :-) ! Abonnieren Sie unseren Newsletter – und Sie erfahren regelmäßig, was auf dem arbeitsblog und rund um die Personaldienstleistungsbranche passiert.

0 Kommentare

Neuer Kommentar