Vendor-Management-Systeme schaffen Rechtssicherheit beim Personalmanagement

#15
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Digitale Softwareumgebung
  • Alexander Sadek ist Geschäftsführer beim IT-Dienstleister AVAX, der mit der gleichnamigen Cloud-Lösung eine digitale Schnittstelle, Kommunikationsplattform und Steuerungszentale für Personaldienstleister und ihre Kunden anbietet
  • Im Gespräch mit dem arbeitsblog erklärt er die Funktionsweise eines Vendor-Management-Systems (VMS) und nennt die Vorteile neutraler VMS-Softwares für beide Seiten des Dienstleistungsvertrags
  • Entleiher, die einen Master Vendor beauftragt haben, sollten auf ein neutrales VMS-System setzen, um die Kontrolle über ihre kritischen Daten in der eigenen Hand zu behalten

Was ist ein sogenanntes Vendor-Management-System?
Ein VMS-System erleichtert das Lieferantenmanagement zwischen einem Entleiher und seinen Personaldienstleistern bei der Bereitstellung von Zeitarbeitskräften. Aus Sicht der Entleiher kommt es für das Management ihrer Zeitarbeitsfirmen und der eingesetzten Zeitarbeitskräfte zum Einsatz. Der große Mehrwert für die Kunden von Personaldienstleistern liegt in der bemerkenswerten Zeitersparnis und Arbeitsentlastung im Personalmanagement, das in der Regel nicht zum Kerngebiet der Unternehmen gehört. Mit unserem VMS-System AVAX lassen sich alle Bestell- und Bedarfsprozesse steuern und verfolgen. Der Hauptfokus liegt dabei auf einer möglichst einfachen Usability, einer übersichtlichen Darstellung des Portfolios der Personaldienstleister und einer schnellen Abwicklung von Zeitarbeitsanfragen. Vendor-Management-Systeme werden von Personaldienstleistern auch als Master-Vendor-Systeme eingesetzt. Diese übernehmen in ihrer Rolle als Master Vendor die Prozesse des entleihenden Kunden und benötigen damit ein solches System.

Wie läuft der Prozess der Personalüberlassung über AVAX ab?
Unser System erleichtert die Kommunikation zwischen Personaldienstleistern und ihren Kunden und macht die Abwicklung von Personalüberlassungen deutlich schneller. Es fungiert dabei als virtuelle Schnittstelle zwischen Personaldienstleistern und ihren Kunden. Es bietet einen Online-Zugang, über den Kunden und Zeitarbeitsunternehmen die Arbeitnehmerüberlassung abwickeln und miteinander kommunizieren können. Entleiher können ihre Personaldienstleister und eingesetzten Zeitarbeitskräfte managen. Dabei bildet das Programm die verschiedenen Prozesse ab, die für einen effektiven und rechtssicheren Einsatz von Zeitarbeitskräften reibungslos ablaufen müssen: Sucht ein Unternehmen nach Kandidaten für seine offenen Stellen, so kann es diesen Bedarf im VMS-System hinterlegen. Das Unternehmen wählt aus, welche der Personaldienstleister die Anfrage erhalten sollen. Die selektierten Zeitarbeitsfirmen werden vom System automatisch per E-Mail benachrichtigt und können dem Kunden mit wenigen Mausklicks ihre verfügbaren Zeitarbeitskräfte anbieten, die für die Stellen geeignet erscheinen. Daraufhin erhält wiederum der Kunde eine E-Mail und kann seine favorisierten Kandidaten anfordern. Postwendend wird der Personaldienstleister benachrichtigt und kann die Arbeitskräfte zur Verfügung stellen. Ein Prozess, der analog viel Zeit und Arbeit in Anspruch nähme, wird somit erheblich beschleunigt, vereinfacht und rechtssicher dokumentiert.

Gibt es noch mehr Funktionen, die Kunden und Personaldienstleistern die Zusammenarbeit erleichtern können? Wie sieht es mit der Rechtssicherheit aus?
Die Personalüberlassung ist bei weitem nicht der einzige Prozess, der mit Hilfe von AVAX abgebildet werden kann. Das Tool erleichtert auch den Verwaltungsakt: Das System generiert die Verträge der eingesetzten Zeitarbeitskräfte automatisch und stellt sie dem Kunden digital zur Verfügung. Das spart auf Dauer vor allem Zeit und Geld. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, können Verträge über unser System auch digital unterzeichnet werden. Eine weitere nützliche Funktion ist das Dokumentenmanagement: Personaldienstleister können wichtige Dokumente, wie zum Beispiel Gesundheitsuntersuchungen, hochladen und der Kunde kann sie einsehen, gegebenenfalls herunterladen und lokal speichern oder ausdrucken. Der Entleiher erhält durch das Programm außerdem eine Übersicht über alle von ihm eingesetzten Zeitarbeitskräfte, was sie kosten und von welchem Dienstleister sie geliehen wurden. Dadurch lässt sich deren Einsatz leichter steuern und optimieren. Wird wieder weniger Personal benötigt, kann der Kunde seine Zeitarbeitskräfte abmelden. Die Zeitarbeitsfirma wird bei jeder Aktion informiert, was maximale Transparenz schafft. Wichtig ist vor allem die Fristenüberwachung. Werden hier Equal Pay oder die maximale Einsatzdauer verpasst, kann das böse Folgen haben. Durch den Einsatz eines VMS-Systems stellen beide Seiten die Einhaltung der Fristen sicher. Es schafft größtmögliche Rechtssicherheit für Kunden und Dienstleister, indem es ausführliche Reportings über die Performance der Personaldienstleister und der eingesetzten Zeitarbeitskräfte anbietet. Jetzt sind einige geneigt, zu denken: „Unsere Zusammenarbeit ist in Verträgen geregelt, wozu brauchen wir da ein VMS-System?“ Natürlich gibt es diese Verträge – die sind jedoch für den Worst Case und greifen meist erst dann, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Dann ist es oft schon zu spät.

Alexander Sadek ist überzeugt:
Mit einem VMS-System lässt sich auch die Furcht vor Interessenskonflikten lösen, indem der Master Vendor dem auftraggebenden Entleiher maximale Transparenz herstellen kann.

Für wen macht der Einsatz eines VMS-Systems Sinn?
Grundlegend ist der Einsatz eines solchen Systems für jeden Entleiher ab einer Größe von 30 Zeitarbeitnehmern zu empfehlen. Eine besonders gute Lösung ist es für Zeitarbeitsfirmen, die einen Master Vendor haben. Mit einem VMS-System lässt sich die Furcht vor Interessenskonflikten lösen, indem der Master Vendor der auftraggebenden Zeitarbeitsfirma maximale Transparenz herstellen kann – frei nach dem Motto: Du kannst einen Zugang haben und mir genau auf die Finger schauen. Das sichert dem Personaldienstleister das Vertrauen seines Kunden. Zusätzlich gibt es in der Zeitarbeit immer mehr Master-Vendor- oder MSP-Projekte. Bei letzteren übernimmt ein Personaldienstleister das Vendor-Management für andere Personaldienstleister, liefert aber selbst keine Zeitarbeitnehmer aus. Die Entleiher oder Kunden verlangen von ihrem Master Vendor immer häufiger ein VMS-System. Ohne ein solches System bestünde das Risiko, dass Personaldienstleister ihre Master-Vendor-Projekte verlieren: Konkurrierende Zeitarbeitsunternehmen greifen solche Projekte gezielt an und starten Abwerbeversuche, gerade wenn der Markt sich abkühlt. Vor allem jetzt, da eine Konjunkturdelle zu erwarten ist, ist es besonders wichtig, sich abzusichern und seinen Kunden einen Mehrwert zu bieten. Die Digitalisierung der Master-Vendor-Projekte hilft Zeitarbeitgebern also auch dabei, konkurrenzfähig zu bleiben und ist für sie somit ein strategisch wichtiges Thema.

Alexander Sadek warnt:
Ein sehr kritischer Punkt, den man als Personaldienstleister beachten muss – insbesondere, wenn man einen Master Vendor mit den Personalfragen betraut: Die Daten der eigenen Kunden und Zeitarbeitskräfte sollten unbedingt bei einem neutralen Anbieter liegen. Schließlich sind das die kritischsten Ressourcen, auf denen der wirtschaftliche Erfolg basiert.

Was muss man beachten, wenn man ein VMS-System nutzen möchte?
Wichtig ist vor allem, dass alle bei der Personalüberlassung aktiven Prozesse in der Software abgebildet werden. Nur so erhalten Personaldienstleister und ihre Kunden einen vollständigen, verlässlichen Überblick über alle Details. Ein zweiter zentraler Punkt ist eine möglichst einfache Usability für den Nutzer, ohne hohen Zeit- oder Schulungsaufwand. Der dritte Aspekt, den Entleiher oder Master Vendoren überdenken sollten, ist ein starker Service für den Fall, dass einmal Fragen zum VMS-System aufkommen. AVAX-Kunden erhalten beispielsweise eine individuelle, persönliche Betreuung. Darüber hinaus ist ein sehr kritischer Punkt, den man als Entleiher beachten muss – insbesondere, wenn man einen Master Vendor mit den Personalfragen betraut: Die Daten der eigenen Personaldienstleister und Zeitarbeitskräfte sollten unbedingt bei einem neutralen Anbieter liegen. Sind wir mal ehrlich: Welcher Personaldienstleister möchte denn schon die Daten seiner Zeitarbeitnehmer oder Kunden in ein Vendor-Management-System eintragen, das von einem konkurrierenden Personaldienstleister betrieben wird? Schließlich sind das die kritischsten Ressourcen, auf denen sein wirtschaftlicher Erfolg basiert. Und die sollte man auf keinen Fall freiwillig in die Datenbank der Konkurrenz spielen.
 

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